Challancin utilise Compleo Suite pour déposer automatiquement ses factures sur Chorus Pro

“   

La très bonne qualité d’écoute des consultants et leur grande disponibilité ont permis l’avancement du projet.

Philippe Dermin,
Directeur des Systèmes d’Information

Quelle était la situation chez Challancin?

Challancin est client symtrax depuis 2006 pour la mise en forme et la distribution des factures et fiches de paie. Avant l’achat de la solution Compleo Suite, la gestion des impressions de factures et des bulletins de paie était faite sur une imprimante IBM de type matricielle. Une gestion des stocks de pré-imprimés était nécessaire et l’archivage de l’ensemble des documents dans différents classeurs était réalisé manuellement. L’installation de Compleo Suite a permis de réaliser des gains de temps mais également une baisse des coûts.

En 2012, Challancin étend son utilisation de la solution afin de répondre à des demandes de certains clients pour de l’échange de factures en mode EDI, l’entreprise a ainsi acquis le module Compleo for XML. Ce module génère un flux XML à destination de leurs clients pour qu’ils puissent récupérer automatiquement les informations nécessaires aux traitements des factures.

Challenge

Depuis le 1er Janvier 2017, Challancin a l’obligation de déposer les factures à destination de ses clients publics sur le portail en ligne Chorus Pro. Cette obligation nécessite de s’adapter techniquement à la transmission de factures électroniques et implique des changements de processus.
En effet, avec environ 150 factures envoyées par mois le dépôt manuel n’était pas envisageable.

Solution proposée par Symtrax

Pour envoyer automatiquement des factures sur le portail Chorus Pro, il faut mettre en place un flux qui déposera des fichiers XML spécifiques. Un consultant symtrax a donc d’abord analysé les différents types documents à transmettre (factures, avoirs…) afin de vérifier s’ils contenaient toutes les informations indispensables à leur traitement.

Chaque document à déposer doit être dans un format standard imposé par Chorus Pro. Suite à l’étude des documents, les informations manquantes sont ajoutées et des fichiers XML respectant le format pivot sont développés. La connexion en EDI au portail est ensuite effectuée avec Compleo Suite afin de pouvoir déposer automatiquement factures et avoirs.

La connexion et le dépôt sont testés pendant plusieurs jours afin de vérifier que les documents soient bien traités par la plateforme. Cette phase de tests permet d’identifier les modifications à effectuer pour corriger d’éventuels problèmes. Le suivi du traitement des factures est réalisé par interrogation de l’API Chorus Pro dans une interface utilisateur dédiée. Dans cette interface, les utilisateurs consultent et visualisent les factures et ils peuvent également les trier en fonction de plusieurs critères et ainsi connaitre le détail et l’historique de chaque facture (ou avoir).

Compleo Suite en 3 mots

« La suite logicielle Compleo est simple d’utilisation et propose une interface conviviale pour les utilisateurs. De plus, la mise en oeuvre est rapide grâce à la qualité d’écoute des consultants. »

Système informatique

Le siège social de Saint Ouen (93) héberge l’intégralité du système informatique. Challancin travaille sur plateforme IBM de type AS400 pour la partie gestion et possède plusieurs serveurs en virtualisation pour le reste de ses applicatifs.

 

A propos de Challancin

Challancin est une entreprise spécialisée dans les métiers de la Propreté, de la Sécurité, de l’Accueil et du Multiservice. Fondée en 1933, Challancin fait partie des 9 premières entreprises nationales en Propreté et se positionne au 8ème rang national en Sécurité. C’est actuellement la troisième génération qui gère l’entreprise familiale. Au fil des ans, 14 bureaux régionaux ont été ouverts pour être au plus proche des clients. Le chiffre d’affaires 2016 représente 166 M€ et à ce jour, Challancin c’est 6000 collaborateurs avec une richesse de 65 nationalités.