EJ passe des rapports papiers au digital pour plus de productivité

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Les limites de l’outil sont les limites de notre inventivité. StarQuery a permis de mettre en avant la richesse des données de notre ERP par la possibilité de les extraire facilement.

Gérard Doucet, Directeur des Systèmes d’information, EJ

Quelle était la situation chez EJ?

Des difficultés à extraire les données de l’ERP et un manque de flexibilité

Pour répondre à un besoin stratégique, EJ a souhaité décliner son reporting financier au niveau opérationnel afin que les décideurs et utilisateurs opérationnels aient des outils de pilotage adaptés à la mesure de performance. Dans un contexte économique mondial très concurrentiel et en forte évolution, l’efficience de l’ensemble des services est un facteur clé de succès. Il fallait donc dépasser les enjeux classiques du contrôle budgétaire (axé sur les dépenses) et ajouter aux ratios financiers des indicateurs opérationnels plus proches de la réalité du métier. Pour cela, à travers son système d’information, EJ avait besoin d’outils flexibles et évolutifs, capables de collecter les données, de les traiter, de les mettre en forme et de les diffuser pour analyse.

Au départ tous les reportings étaient réalisés avec des développements spécifiques sur leur ERP. Cependant, il était uniquement possible d’éditer les extractions effectuées. La restitution des données de l’ERP nécessitait de développer des écrans spécifiques, ce qui prenait de plus en plus de temps et exigeait les compétences d’un développeur à plein temps.

Des rapports papiers difficiles à exploiter et distribuer

Les reportings obtenus étaient seulement disponibles en version papier puis distribués aux différentes équipes, il n’y avait alors pas de possibilité de distribuer les informations de façon numérique. De plus, à chaque changement de version de l’ERP de nouveaux développements devaient être effectués pour réaliser les mêmes extractions. Les informations étaient donc difficiles à exploiter et distribuer aux nombreuses personnes réparties dans différents lieux.

Avec la forte croissance de l’entreprise un besoin d’avoir un système plus convivial est apparu pour moins faire appel aux programmeurs. Plusieurs outils de Business Intelligence ont été testés, mais le choix s’est arrêté sur StarQuery Suite. D’une part, grâce à sa capacité d’intégration avec Excel, le tableur étant incontournable et étroitement imbriqué à la manipulation des données de l’entreprise EJ. Et d’autre part, il fallait un outil temps réel facile à prendre en main et donnant une grande autonomie aux utilisateurs finaux tout en garantissant la sécurité et l’accès aux données.

Challenge : Exploiter la richesse des données de l’ERP Movex M3 et faciliter la prise de décision

Solution proposée par Symtrax

Tout d’abord, StarQuery Suite permet d’agréger les données sous forme de tableau de bord ou de rapports prédéfinis à partir de données métiers directement dans Excel. Les données opérationnelles sont ainsi valorisées et transformées en information pertinente. L’utilisateur final peut ainsi manipuler et analyser au niveau le plus fin, sur un ensemble important d’axes d’analyse, les données nécessaires au bon exercice de son métier en toute sécurité sans faire appel à l’équipe informatique.

Ensuite d’une logique «PULL», on passe à une logique «PUSH» en poussant la bonne information vers le bon utilisateur au bon moment. C’est là que le module de planification a son importance grâce à une distribution automatique par email de rapports personnalisés au format Excel ou PDF aux opérationnels. Cette fonction de personnalisation et de diffusion est l’assurance pour l’utilisateur de recevoir une information concise et pertinente en fonction des droits définis par l’administrateur.

Aujourd’hui, StarQuery Suite est devenu l’outil décisionnel au service des métiers d’EJ au niveau européen et un déploiement aux Etats Unis a même été réalisé.

Bénéfices de l’utilisation de StarQuery Suite

Gain de temps et d’argent

Le logiciel permet de supprimer le besoin de nombreux développements spécifiques. Il est plus simple de répondre aux demandes et fournir les bonnes informations aux bonnes personnes. Une réallocation des ressources IT sur des activités à plus forte valeur ajoutée a ainsi été effectuée.

Une exploitation des données en temps réel

La création de vue métier permet de masquer la complexité de la base de données et d’unifier l’accès aux données grâce à la définition d’un référentiel unique. L’utilisateur opérationnel peut ainsi en toute autonomie visualiser et analyser ses données en temps réel directement dans le tableur Excel.

Simplicité d’utilisation

StarQuery Suite a permis à la DSI d’apporter une valeur ajoutée immédiate à l’utilisateur en lui faisant gagner un temps précieux et donc en efficacité. Elle peut maintenant se concentrer sur des missions plus stratégiques et critiques.

StarQuery Suite en chiffre chez EJ

  • 150 postes installés, tous les services utilisent le logiciel
  • Environ 40 rapports générés toutes les nuits
  • Une centaine d’emails envoyés chaque weekend

Et de nombreux rapports créés quotidiennement à la demande par les utilisateurs !

Environnement informatique EJ:

  • ERP Movex
  • AS400 V6R1
  • Microsoft SQL Server 2008
  • Microsoft Office 2010, 2013, 2016 et Office 365
  • OS Windows 7

A propos d’EJ

EJ est leader mondial en conception, production et distribution de solutions d’accès pour réseaux d’eau, d’égouts, de drainage, de télécommunications et de services dans le monde entier. L’entreprise est étendue sur 5 continents, sa présence commerciale dans le monde comprend 50 bureaux de vente, 10 sites de production et de multiples centres de recherche et de développement.