Emission, collecte et archivage des courriers soumis à signature

L’évolution constante de la législation et des bonnes pratiques amène les entreprises à plus souvent collecter le consentement ou l’approbation de leurs partenaires commerciaux.

Avec la nouvelle règlementation RGPD, les changements de politiques de confidentialité, l’évolution des CGV ou des codes de conduite fournisseurs (SMETA), tous les départements de l’entreprise ont la nécessité de collecter le consentement de leurs partenaires en interne comme en externe. Bien souvent, cela s’effectue via la signature d’un document règlementaire et standardisé qu’il faut ensuite stocker.

Mettez en place la validation électronique pour tous vos processus documentaires

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Personnalisation des courriers soumis à validation

Avec Compleo Suite, l’édition du document peut être déclenchée à partir d’une action dans votre ERP, puis il sera dynamiquement mis en page, avec les informations spécifiques de votre partenaire. Il sera également enrichi en amont d’un code barre ou QR Code, afin d’en garantir la traçabilité et faciliter sa collecte en fin de processus.

Distribution automatique et flexible

En fonction du profil du destinataire et du process établi, le document peut être automatiquement transmis par email, mis à disposition dans une interface web via une URL ou envoyé à l’impression pour être mis sous pli. Compleo Suite permet de monitorer la bonne réception et la consultation de vos envois électroniques.

Notification et archivage automatique du document signé

Encore aujourd’hui, la majeure partie de vos partenaires utiliseront le process traditionnel (impression/signature/scan) avant de retourner son document signé. Cependant, quel que soit le format de réception (pdf, scan, courrier), Compleo Suite sera capable de relire automatiquement les informations indexées dans le code-barre, afin d’une part, de notifier le département concerné, et d’autre part, d’archiver automatiquement le document final dans une GED.

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