¿Por qué reconsiderar los flujos de trabajo de adquisiciones a pagos?
El proceso de “Procure to Pay” (o “Compra para pagar”) puede fácilmente convertirse en algo complejo. Cuanto mayor sea la entrada manual, mayor será el riesgo de error humano y costosos retrasos. Sin embargo, al combinar la automatización y las soluciones de documentos personalizables, puede administrar todos los documentos que necesita.
Gestione documentos externos de forma digital y transparente
- No es necesaria ninguna modificación de su proceso ERP existente
Gracias a su amplia gama de conectores certificados, Compleo se conecta rápidamente a sus sistemas informáticos. Como aplicación externa, nuestra solución de gestión de documentos digitales conecta fácilmente su correo electrónico o de intercambio electrónico de datos EDI con su ERP. Compleo también se conecta con clientes y proveedores para compartir documentos comerciales producidos por el ERP, como solicitudes de cotizaciones u órdenes de compra. Estos documentos se pueden convertir a formatos compatibles con la industria, como GS1, Odette, UBL y distribuirse automáticamente con notificación de recibo de lectura. - Tratamiento instantáneo y automático de tareas
Los albaranes de pedidos o facturas entran automáticamente en el flujo de trabajo para su verificación y aprobación. Luego, estos documentos comerciales activan un proceso de ERP y se integran en su base de datos de ERP. De esta manera, su proceso de compra para pagar reduce las tareas repetitivas y los errores de entrada de datos.
- Flujo de trabajo de Purchase-to-Pay mejorado con funciones avanzadas
¿Ha considerado agregar una firma digital a su formulario de pedido? ¿O adjuntar sus condiciones generales de venta según el contenido del formulario de pedido? ¿Qué pasaría si pudiera enviar una orden de compra no como un archivo adjunto de correo electrónico, sino como una URL y verificar su recepción y lectura con un solo clic? Nuestra solución de documentos personalizable puede satisfacer necesidades específicas de compras para pagar. Compleo maneja todos los formatos de archivo y tipos de documentos, ya sean entrantes o salientes.
- Creación de un único documento legible por humanos y sistemas IT
Evite la redundancia publicando un solo documento, que puede ser XML, PDF o una combinación de ambos. Compleo tiene múltiples funcionalidades para leer y transformar cada documento e integrarlo en su proceso de “comprar para pagar”. Además, puede adaptarse a ambos procesos electrónicos y mantener los documentos legibles.
Una solución todo en uno: transformación de documentos y flujos de trabajo
Simplifique los workflows de pagos
Al utilizar Compleo, puede automatizar todo el proceso de creación de órdenes de compra y procesamiento de facturas de proveedores. Elimine la entrada manual y el riesgo de error mientras mantiene el control sobre todo el ciclo. Sobre todo, las soluciones desde la adquisición hasta el pago le permiten garantizar la productividad y anticipar los cambios.
Agregue y edite documentos digitalmente
Se notificará a su proveedor si un documento requiere una firma y puede agregar una utilizando nuestra función de firma digital. Después de crear la orden de compra, también puede revisar el documento y adjuntar los términos y condiciones (si es necesario). De esta manera, no se perderá información durante el ciclo de Procure-to-Pay.
Defina sus necesidades, Compleo se adapta
Su proceso actual “Procure to Pay” no necesariamente tiene que ser reemplazado por completo. Si solo algunas partes necesitan mejoras, Compleo puede manejar solo esos pasos específicos mientras se integra sin problemas en su flujo de trabajo existente.
Funciones modernas para un flujo de trabajo moderno "Procure-to-Pay"
Gestión de múltiples formatos de documentos
Compleo puede leer formatos de documentos digitales para cotizaciones, facturas, etc. y realizar acciones específicas.
Estas acciones incluyen revisar, agregar firmas digitales y crear registros en su ERP. Agregue formatos de entrada legibles y ampliamente utilizados, como PDF y XML, para aumentar la accesibilidad.
Envíos personalizados según el destinatario
Los proveedores pueden cargar archivos fácilmente enviando adjuntos a una casilla de correo electrónico corporativo o iniciando sesión en un portal Compleo en línea.
Usando metadatos únicos, Compleo puede enviar cada documento a destinatarios específicos para su aprobación.
Control y seguridad de documentos
Las facturas y los pagos digitales son esenciales para agilizar los procesos comerciales.
Compleo le permite controlar los correos electrónicos enviados, leer metadatos y realizar acciones específicas.
Revise y apruebe documentos digitalmente para un control total. También puede aplicar una firma basada en las credenciales de Active Directory o en un certificado de firma digital. Determine quién puede acceder a cada documento, ya sea dentro o fuera de su ERP.
Integración de documentos en su ERP
Cargue documentos externos a su ERP o cree un registro automático basado en los datos del documento para administrar mejor las transacciones grandes.
Almacene documentos externos en línea basados en metadatos específicos con fines de referencia y auditoría.
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