Pourquoi repenser les workflows de l'approvisionnement au paiement ?
Le processus Procure to Pay aussi appelé Purchase to Pay peut facilement être complexe. Plus la saisie manuelle est importante, plus le risque d’erreur humaine et de retards coûteux est élevé. Cependant, en combinant l’automatisation et des solutions documentaires personnalisables, vous pouvez gérer tous les documents nécessaires.
Gérez les documents externes de manière numérique et transparente
- Aucune modification de votre processus ERP existant n’est nécessaire
Grâce à sa large gamme de connecteurs certifiés, Compleo se branche rapidement à vos systèmes informatiques. En tant qu’application externe, notre solution de gestion de documents numériques fait facilement le pont entre votre messagerie électronique ou votre échange de données informatisées EDI et votre ERP. Compleo se connecte également avec des partenaires pour partager les documents commerciaux produits par l’ERP, tels que les demandes de devis ou les bons de commande. Ces documents peuvent être convertis dans des formats compatibles avec l’industrie, tels que GS1, Odette, UBL et distribués automatiquement avec une notification de réception en lecture.
- Traitement instantané des tâches
Les accusés de réception de commande ou les factures passent automatiquement dans le workflow pour être vérifiés et approuvés. Ensuite, ces documents commerciaux déclenchent un processus ERP et sont intégrés dans votre base de données ERP. De cette manière, votre processus Purchase to Pay réduit les tâches répétitives et les erreurs de saisie.
- Améliorez votre workflow Procure-to-Pay grâce à des fonctions avancées
Avez-vous envisagé d’ajouter une signature numérique à votre bon de commande ? Ou de joindre vos conditions générales de vente en fonction du contenu du bon de commande ? Et si vous pouviez envoyer un bon de commande non pas en pièce jointe d’un email, mais sous forme d’URL et vérifier sa réception et sa lecture après un simple clic ? Notre solution de documents personnalisables peut répondre à des besoins spécifiques de type Purchase to Pay. Compleo gère tous les formats de fichiers et types de documents, qu’ils soient entrants ou sortants.
- Créez un document unique lisible par l’homme et par la machine
Évitez la redondance en publiant un seul document, qui peut être un XML, un PDF ou une combinaison des deux. Compleo dispose de multiples fonctionnalités pour lire et transformer chaque document et l’intégrer dans votre processus “achat à paiement”. De plus, vous pouvez vous adapter à la fois aux processus électroniques et conserver des documents lisibles à l’oeil.
Une solution tout en un : transformation de documents et workflows
Simplifiez les workflows de paiement
En utilisant Compleo, vous pouvez automatiser l’ensemble du processus de création des bons de commande et de traitement des factures des fournisseurs. Éliminez la saisie manuelle et les risques d’erreur tout en gardant le contrôle sur l’ensemble du cycle. Par-dessus tout, les solutions Procure-to-Payment vous permettent de garantir votre productivité et d’anticiper les changements.
Ajoutez et modifiez des documents de manière numérique
Votre fournisseur sera informé si un document nécessite une signature et pourra en ajouter une en utilisant notre fonction de signature numérique. Après la création du bon de commande, vous pouvez également examiner le document et y joindre les conditions générales (si nécessaire). De cette façon, aucune information ne sera perdue tout au long du cycle Procure-to-Pay.
Définissez vos besoins, Compleo s’adapte
Votre procédure actuelle de “Procure to Pay” ne doit pas nécessairement être entièrement remplacée. Si seulement certaines parties doivent être améliorées, Compleo peut gérer uniquement ces étapes spécifiques tout en s’intégrant de manière transparente dans votre workflow existant.
Des fonctionnalités modernes pour un Workflow "Procure-to-Pay" moderne
Gestion de multiples formats de documents
Compleo peut lire les formats de documents numériques pour les devis, les factures, etc... et appliquer des actions spécifiques.
Ces actions comprennent la révision, l’ajout de signatures numériques et la création d’enregistrements dans votre ERP. Ajoutez des formats d’entrée lisibles et largement utilisés comme des PDF et des XML pour augmenter l’accessibilité.
Envoi personnalisé en fonction du destinataire
Les fournisseurs peuvent facilement télécharger des fichiers en envoyant des pièces jointes dans la boîte de réception d’un courriel d’entreprise ou en se connectant à un portail Compleo en ligne.
En utilisant des métadonnées uniques, Compleo peut envoyer chaque document à des destinataires spécifiques pour l’approbation.
Contrôle et sécurité des documents purchase-to-pay
Les factures et les paiements numériques sont essentiels à la rationalisation des processus commerciaux.
Compleo vous permet de contrôler les courriers électroniques envoyés, de lire les métadonnées et d’appliquer des actions spécifiques.
Examinez et approuvez les documents numériquement pour un contrôle total. Vous pouvez également appliquer une signature basée soit sur des identifiants d’Active Directory, soit sur un certificat de signature numérique. Déterminez qui peut accéder à chaque document, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de votre ERP.
Intégration des documents à votre ERP
Téléchargez des documents externes dans votre ERP ou créez un enregistrement automatique basé sur les données du document pour mieux gérer les transactions importantes.
Stockez des documents externes en ligne sur la base de métadonnées spécifiques à des fins de référence et d’audit.
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