Automatisation du cycle Order-to-Cash (de la commande à l’encaissement)
Accélérez votre cycle de vente en appliquant un workflow documentaire numérique
Pourquoi numériser votre processus Order to Cash ?
Le cycle Order to Cash (O2C) englobe tous les aspects de votre entreprise, de la gestion à la logistique en passant par la comptabilité clients. Cependant, les différents services peuvent facilement être cloisonnés si vous n’y faites pas attention, ce qui entraîne des erreurs et des temps d’attente prolongés. Il est donc nécessaire d’avoir une vue d’ensemble pour suivre les factures, les bons de commande et autres documents du début à la fin. Cela peut être fait facilement avec un workflow de documents numériques.
Gagnez en productivité O2C en exploitant des échanges de documents numériques
- Réduisez les délais de paiement de vos clients
Un workflow de documents numériques peut accélérer votre cycle de la commande à l’encaissement. En outre, il peut améliorer la manière dont vous traitez et livrez les devis, les commandes et les factures. Ainsi, les documents commerciaux sont automatiquement remis à la bonne personne dans le bon format. Leur accusé de réception en lecture permet de suivre l’ensemble du workflow au profit du client.
- Améliorez le recouvrement des factures
Le service de la comptabilité clients assure le suivi de chaque facture envoyée et lue en temps réel. Si une facture n’est pas parvenue à la bonne personne, vous pouvez agir immédiatement et la soumettre à nouveau : plus besoin d’attendre des semaines. Ou bien externalisez le recouvrement en fournissant simplement une URL de document pour lire les factures et les trier selon des critères spécifiques. Vous disposerez ainsi de tout le matériel nécessaire pour une collecte plus efficace et plus rapide.
- Accès instantané de n’importe où
Utilisez des entrepôts documentaires en ligne tels que SAP Cloud Platform, Google Drive ou Drop Box, pour partager rapidement des documents commerciaux par URL.
- Adaptez-vous aux préférences de format et d’échange des plateformes
Mettez en place ou améliorez votre EDI pour répondre aux exigences d’automatisation de la facturation électronique. Compleo convertit les factures existantes en différents formats de factures électroniques, notamment UBL, Uncefact ou Factur–X, pour n’en citer que quelques-uns. Vous pouvez également communiquer avec des plateformes d’échange dédiées, telles que PEPPOL [lien]. Ce faisant, vous pouvez garantir la conformité en respectant les spécifications appropriées.
« L'architecture de Compleo est parfaitement située entre notre ERP et nos applications de traitement PC. »
Simplifiez votre workflow Order to Cash grâce à des solutions zéro papier
Compleo vous permet de connecter plusieurs points de données/ERP pour créer les documents commerciaux dont vous avez besoin. En outre, chaque document est stocké en ligne de manière sécurisée et peut être partagé avec les parties prenantes par courrier électronique à l’aide d’un lien hypertexte unique.
Compleo peut créer des documents dans des formats conviviaux, comme des PDF, et inclure des pièces jointes supplémentaires, comme des CGV, des mémos, des bons de travail ou des notes de commande.
L’automatisation complète gère le mode batch pour les gros volumes.
Le processus peut également intégrer un workflow d’approbation de documents numériques ainsi que des signatures numériques pour un cycle Order to Cash plus rapide.
Améliorez votre workflow de documents
Accélérez le processus O2C avec un workflow de documents transparent améliorant la communication avec les ventes, la comptabilité clients comptes à recevoir, les stocks et les clients. Compleo, solution de gestion de documents numériques, peut intégrer n’importe quelle partie du processus O2C existant ou s’appliquer à l’ensemble. Un processus transparent peut vous aider à gérer les approbations. Vous pourrez également faire référence à des informations externes aux documents, telles que la limite de crédit, le dû client et la date d’échéance de la commande.
Exploitez un processus zéro papier
De la gestion des commandes aux encaissements, Compleo gère tous les documents produits tels que devis, bons de commande, confirmations de commandes, bordereaux d’emballage, certificats d’origine, bons de livraison, factures, encaissements et relevés client.
Evitez toute action manuelle ou impression avec l’approbation de documents en ligne, incluant une signature électronique ou numérique.
Fluidifiez les fonctions de l’entreprise
Convertissez automatiquement en masse les commandes d’achat entrantes en PDF et créez une commande correspondante pour les mêmes instances, sans avoir à les analyser individuellement.
En outre, vous pouvez générer automatiquement des bons de livraison pour les sorties de commandes clients afin d’expédier les articles sans à-coup. Le client destinataire peut ensuite signer les bons de livraison électroniques sur un appareil mobile pour effectuer rapidement les transactions.
Rationalisez les fonctions commerciales
Réalisez plus en moins d’étapes avec un cheminement direct pour tous les formulaires de vente nécessaires. Vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour chaque transaction et pour toute référence future. L’architecture de haute disponibilité et d’équilibrage de charge de Compleo peut prendre en charge de grands volumes de documents commerciaux et des processus multitâches. En tant que solution de gestion de documents externe, elle fonctionne quelle que soit la configuration de votre ERP et peut rester cohérente lors des mises à jour ultérieures.
Compleo est compatible avec tout système O2C
Compleo utilise des connecteurs certifiés pour interagir avec plusieurs points de données à la fois et compiler des documents provenant de diverses bases de données. Ces connecteurs permettent aux fonctions de récupérer des données dans des fichiers spools, XML et CSV, et peuvent joindre le document final à des enregistrements spécifiques dans l’ERP.
Notre module Compleo Supervisor gère votre workflow de documents O2C. Vous pouvez configurer les processus en fonction du type de document, des métadonnées, des utilisateurs et des systèmes ERP, ainsi qu’appliquer des actions spécifiques, telles que l’impression, l’archivage, le courrier électronique, etc. De plus, les administrateurs du système peuvent surveiller les actions en cours à partir d’un seul endroit, effectuer des modifications si nécessaire et programmer la production par lots.
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