In Deutschland soll ab Herbst 2018 die EU Richtlinie 2014/55 umgesetzt werden, die für EU-Mitgliedstaaten verbindlich die Einführung der e-Rechnung für öffentliche Aufträge fordert. Schritt für Schritt wird dann der „dematerialisierte“ Zahlungsverkehr eingeführt. Dabei werden Rechnungslegung und Bezahlvorgänge nur noch rein elektronisch abgewickelt, was besondere Herausforderungen an Dokumentenprozesse, ihre Übermittlung und Archivierung stellt. Dieser Leitfanden soll insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen einen Einblick in die Problematik geben und Lösungsansätze aufzeigen, die als Entscheidungshilfe dienen können.
Wozu ist die e-Rechnung gut?
Warum die e-Rechnung sinnvoll ist, veranschaulicht beispielsweise Bruno Koch in seiner Studie (Billentis, 2016) sehr schön. Demnach betragen die die typischen Kosten pro Papierrechnung €17,60, während sie bei der e-Rechnung bei €6,40 liegen.
Papierdokumente zu verarbeiten ist in der Tat ungleich teurer als ein effizient gestalteter digitaler Workflow. Verantwortlich sind zum einen die vielen Medienbrüche: einen Text am PC eingeben, der dann ausgedruckt und danach versandt wird. Es sind andererseits vor allem aber die Personalkosten, die durch den deutlich höheren Zeitaufwand zu Buche schlagen. Kann man hingegen aus dem ERP heraus direkt per Druckbefehl eine Prozesskaskade in Gang setzen, von der Aufbereitung des Dokuments bis hin zu seiner konditionierten Verteilung, dann gewinnt man einen deutlichen Mehrwert. Hier zeigt sich schnell, dass der e-Rechnungsprozess nicht nur bei öffentlichen Vergaben sinnvoll ist, sondern vor allem auch im deutlich größeren B2B-Bereich. Es ist in der Tat auch die eigentliche Absicht des Gesetzgebers, dass künftig nur noch per e-Rechnung bezahlt wird. Den Unternehmen eröffnen sich so signifikante Einsparpotenziale, und der Fiskus reduziert das Risiko der Steuerumgehung.
Die e-Rechnung ist mehr als man denkt
Eine e-Rechnung ist laut Definition der EU „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Im Jahr 2014 wurde vom EU-Parlament eine Richtlinie zur verbindlichen Einführung der e-Rechnung bei Aufträgen der öffentlichen Hand beschlossen, die ab Ende dieses Jahres schrittweise umgesetzt werden muss. Ziel dieser Initiative ist insbesondere der Abbau von Marktzutrittsschranken; die Erleichterung der Interoperabilität innerhalb der EU, die es insbesondere mittleren und kleinen Unternehmen möglich machen soll, grenzüberschreitend an Ausschreibungen teilnehmen zu können.
Schlüsselkriterien sollten laut Richtlinie insbesondere die Praktikabilität der Umsetzung sein, ihre Benutzerfreundlichkeit sowie ihre möglichst kostenneutrale Implementierung. Der CEN wurde beauftragt, eigens eine Norm zu entwickeln, die EN 16931, in der einerseits die Semantik (d.h. die Inhalte) einer e-Rechnung definiert wurde. Im Wesentlichen werden 34 sog. Kernfelder festgelegt (z.B. der Name des Zulieferers; die Rechnungsnummer etc.), die in jeder e-Rechnung enthalten sein müssen, damit sie formal zulässig ist. Darüber hinaus können die Auftraggeber der öffentlichen Hand aus über 170 optionalen Feldern weitere auswählen, um beispielsweise den Anforderungen bestimmter Branchen oder Länder gerecht zu werden. Es wurde außerdem die zulässige Syntax festgelegt, d.h. die Beschreibung des elektronischen Formats. Man hat sich auf zwei Formate beschränkt, nämlich UBL2.1 und UNCEFACT/CII. Ein weiterer Aspekt, den es zu beachten gilt, ist der Weg der Datenübermittlung. Dieser ist jedoch bewusst nicht einheitlich geregelt worden.
Um den XML-Code auch für Menschen verständlich anzuzeigen, ist ein eigener Viewer nötig. Alternativ dazu kann man den XML-Code auch ins PDF-Dokument integrieren, wie das beim Format ZUGFeRD bzw. Factur-X der Fall ist.
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Für die Unternehmen stellt sich die Frage, wie sie ihre Rechnungen übermitteln sollen. Es wird natürlich möglich sein, sie über eine Web-Maske einzugeben. Dies mag sinnvoll sein, wenn man nur selten elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber übermittelt. Die meisten Betriebe aber werden wohl auf automatisierte Übermittlung setzen, allein schon aus Gründen der GoBD. Stellt man vorwiegend Rechnungen an deutsche Verwaltungsbehörden aus, wird man sinnvollerweise auf das reine XML-Format XRechnung setzen. Es wurde speziell zur Optimierung der Verwaltungsabläufe konzipiert. Für kleinere Firmen hingegen mag das hybride ZUGFeRD-Format die bessere Wahl sein, insbesondere wenn sie nicht nur öffentlichen Auftraggebern, sondern vor allem Geschäftskunden („B2B“) elektronische Rechnungen ausstellen. Es lässt sich revisionssicher archivieren und bei Bedarf als leicht lesbares Dokument ausdrucken.
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Die Automatisierung lohnt sich bereits bei einem relativ geringen Rechnungsvolumen pro Monat. Die erzielte Kosteneinsparung resultiert aus dem geringeren Personaleinsatz und der Reduzierung der Eingabefehler. Daher dürfte dies die wirtschaftlichere Lösung sein, selbst wenn es die Investition in ein entsprechendes Programm erforderlich macht. Operiert der Betrieb auf internationaler Ebene, indem er z.B. an europäischen Ausschreibungen teilnimmt, ist es auch in seinem Interesse, eine Lösung auszuwählen, die Dokumente produziert, die sich automatisch an die länderspezifischen Anforderungen an das Layout orientieren oder die eventuell notwendigen Anhänge automatisch auswählt und sortiert.
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Was ist jetzt konkret zu tun?
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Im Blick auf den Kundenkreis wird man analysieren müssen, welchen Anteil die Aufträge aus dem Binnenland und dem EU-Ausland haben. Hier sind insbesondere etwaige CIUS-Anforderungen zu berücksichtigen: wie einfach sind dies in bestehende Prozesse oder mögliche Lösungen zu implementieren? Vertraut man sich einem externen Dienstleister oder eventuelle sogar einer Cloud-basierten Lösung an, oder will man die Datenhoheit lieber im Hause behalten? Wie steht es überhaupt um den Datenschutz: entspricht er der DSGVO, die im Mai verbindlich in Kraft tritt?
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Letztlich wird man auf der Basis von Kriterien der Wirtschaftlichkeit entscheiden. Dabei gilt es auch zu berücksichtigen, wie perspektivisch flexibel die benötigte Lösung sein muss, um beispielsweise länderspezifische Anforderungen ohne großen Aufwand erfüllen zu können (CIUS; Schriftsysteme; Währungen etc.) oder mögliche Änderungen des Corporate Image eines Unternehmens widerspiegeln zu können, ohne zu hohe Kosten zu verursachen.
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Was leistet Symtrax?
Die praxiserprobten Output-Managementlösungen von Symtrax bieten eine effiziente Möglichkeit, ein e-Rechnungskonzept schnell und zuverlässig umzusetzen - für jedes Warenwirtschaftssystem und bei beliebigem Dokumentenvolumen. Symtrax-Lösungen werden in der existierenden IT-Umgebung verankert, es findet keine Auslagerung innerbetrieblicher Dokumente an externe Dienstleister statt, die Datenhoheit bleibt beim Unternehmen. Mit der Compleo Suite lässt sich der gesamte Dokumenten-Output-Prozess gestalten, von der Aufbereitung der Daten über automatisierte Verteilung und Genehmigungsprozesse bis hin zur Archivierung. Seit Einführung der elektronischen Rechnungslegung für öffentliche Aufträge in Frankreich und Spanien bietet Symtrax auch ein eigenes e-Rechnungsmodul an, das die Überführung der Rechnungsdaten aus dem ERP in ein normkonformes Format sowie ihre formale Prüfung automatisiert und non-invasive Korrekturen ermöglicht, um sie anschließend ein entsprechendes Portal zu übermitteln.
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Über den Autor
Dominique Corazolla ist Solution Sales Consultant und Standortleiter der Symtrax S.A. Zweigstelle in Walldorf. Er hat sich eingehend mit der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungslegung und ihre Bedeutung insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen befasst.
