Optimiertes Order-X durch effizientes EDI
Digitalisiertes Bestellwesen vereinfacht den Handelsaustausch mit vielen Partnern
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Was ist Order-X und welche Vorteile bietet es für den elektronischen Bestellprozess?
Bei der Übermittlung eines Auftrags durch den Einkauf Ihres Unternehmens an den Lieferanten kommt es vor allem auf das korrekte Datenformat an. Order-X kann hier eine große Hilfe sein.
Order-X ist der neue europäische Standard, mit dem der elektronische Bestellprozess beschleunigt und vereinfacht werden soll. Es ist die Entsprechung zum hybriden E-Rechnungsformat Factur-X und baut auf dem gleichen strukturierten Datenmodell auf. In ein benutzerfreundliches PDF-Dokument wird eine maschinenlesbare XML-Struktur eingebettet. Damit lässt sich das Dokument für Mensch wie für Maschine gleichermaßen lesen und verarbeiten. Die XML-Struktur von Order-X folgt der Syntax des UN/CEFACT Supply Chain Reference Data Model (SCRDM). Mit den skalierbaren Profilen Basic, Comfort und Extended lassen sich auf einfache und pragmatische Weise die unterschiedlichsten Anforderungen der mehr oder weniger komplexen Unternehmenslandschaften abbilden.
Um Order-X optimal in das eigene Bestellwesen einzubinden, ist ein effizientes EDI (Electronic Data Interchange) vonnöten. Compleo Hybrid unterstützt die automatisierte Verarbeitung und Übermittlung von Aufträgen im Order-X Format mittels eines solch effizienten EDIs.
Compleo Hybrid Order-X hebt P2P auf eine neue Stufe
- Order-X schnell und einfach in das eigene ERP einbinden
Es besteht keine Notwendigkeit, ein bestehendes ERP aufzurüsten oder einen neuen Bestellprozess einzuführen. Mithilfe der Konnektoren für IBM-I, SAP oder WebAPI erlaubt Compleo Hybrid die Anbindung an ein bestehendes Warenwirtschaftssystem, ohne dass daran etwas verändert werden muss. Bereits bestehende IT-Ressourcen bleiben weiterhin unabhängig; bestehende ERP-Dateien für Bestellungen lassen sich nahtlos und ohne besondere Programmierung in ein Order-X Format übertragen. - Neue Lieferanten schnell und einfach anlegen
Es ist absehbar, dass das Format Order-X bald schon als führender Standard weite Verbreitung finden wird. Es ist sehr einfach, neue Lieferanten anzubinden, die Order-X verwenden können; das fördert die Einrichtung eines durchgängigen und vereinfachten Bestellprozess für alle Beteiligten. Dieser Prozess lässt sich noch durch ein effizientes EDI verbessern, da sich die ausgetauschten Daten ohne Verzögerung verarbeiten lassen. Das ermöglicht einen sehr schnellen Informationsaustausch mit dem Lieferanten und die einfache Integration neuer Lieferanten in einen bestehenden Dokumentenworkflow. - Problemlose Implementierung des Order-X Formats
IT-Mitarbeiter werden die Implementierung von Order-X begrüßen, da sie keine gesonderten Expertenkenntnisse voraussetzt. Compleo Hybrid bietet mit seinem Satz an anpassbaren Modulen bereits alles Nötige, um digitale Transformation und Verteilung zu ermöglichen. Das gilt nicht nur für Bestellungen im Order-X Format, sondern für alle Dokumentformate, die sich mit dem bestehenden EDI-Dienst abbilden lassen, oder sogar als effiziente EDI-Alternative. - Zurückweisung von Aufträgen auf ein Minimum begrenzen
Die manuelle Erstellung eines Bestellauftrags ist oft risikobehaftet, da sie fehlerhaft oder unvollständig sein kann, was zur Ablehnung durch den Lieferanten führt. Das zieht natürlich Verzögerungen beim Purchase-to-Buy Ablauf nach sich. Mit Compleo Hybrid lässt sich der Prozess automatisieren. So lassen sich Aufträge im Order-X Format durch die Anwendung seines RPA automatisieren, was Fehler und daher auch Zurückweisungen der Bestellungen vermeiden hilft. Ganz gleich welches Ausgangsformat für den Auftrag gilt (PDF, TXT, XML oder Spool), Comlpeo Hybrid wandelt es ohne Verzögerungen automatisch in Order-X um. Was aber passiert, wenn das aktuell genutzte Bestellformular nicht alle obligatorischen Informationen für Order-X Felder beinhaltet? Dann lassen sich mit Compleo Hybrid per Datenbankabfrage oder über einen SAP Remote Function Call die noch fehlenden Daten abrufen und einbinden. - Order-X bietet neue Geschäftsmöglichkeiten mit Lieferanten in der EU
Selbst wenn der Geschäftssitz außerhalb der EU liegt, steht der Verwendung von Order-X nichts im Wege. Es bieten sich erweiterte Geschäftsmöglichkeiten mit Lieferanten innerhalb der EU, die voraussetzen, dass man Aufträge im Order-X Format abwickelt. Darüber hinaus lässt sich die Bestellung mit Order-X auch mit anderen Standards und internationalen Plattformen vereinbaren. - Order-X: Das neue zukunftsweisende Format für Bestellprozesse
Da Order-X auf dem internationalen Datenmodell der Vereinten Nationen UN/CEFACT Supply Chain Reference Data Model (SCRDM) aufbaut, ist es bereits ein allgemeingültiges standardisiertes Format. Es ist nicht an einen bestimmten Industriezweig gebunden und dürfte sich daher schnell verbreiten. Die Auftragsinformation wird als XML-Struktur in ein PDF A/3-Dokument eingebettet und ist daher sowohl von Maschinen als auch Menschen lesbar. Mit zunehmendem Gebrauch des Formats wird auch der Bedarf der Lieferanten wachsen, die Aufträge im Order-X Format erhalten wollen. Insbesondere in der EU ist daher die Verwendung des Order-X Formats zu empfehlen. Mit Compleo Hybrid ist die Einbindung dieses neuen Standards besonders einfach in bestehende IT-Landschaften umzusetzen.
So optimiert Compleo Hybrid die Verwendung von Order-X
Mit Compleo Hybrid lassen sich Aufträge ins Order-X Format umwandeln und mittels einer Methode eigener Wahl übermitteln, sei es per Punkt-zu-Punkt Verbindung oder über ein Value-Added Network (VAN).
Compleo Hybrid bietet eine schnelle und einfache Lösung für die Modernisierung des P2P-Prozesses
Compleo Hybrid ist eine umfassende Lösung mit flexiblen Architekturoptionen
Bestellprozesse lassen sich dadurch vereinfachen, dass sie mithilfe von Compleo Hybrid in einen einzigen und effizient gestalteten Workflow überführt werden. Hierbei handelt es sich um eine umfassende Lösung: jeder Schritt des Bestellprozesses lässt sich automatisieren, wobei Konvertierung, Umwandlung, Verteilung und Archivierung der Aufträge – auch derer im Order-X Format – optimiert und sicher umgesetzt werden.
Compleo Hybrid lässt sich auf Wunsch lokal, als Cloud-gestützte Anwendung oder als hybride SaaS-basierte Architektur installieren.
Die schlüsselfertige Lösung mit Anpassungsmöglichkeiten
Compleo Hybrid bietet eine umfassende Lösung an, die schnell und einfach sich auf individuelle Geschäftsanforderungen anpassen lassen. Es ermöglicht die Integration des Order-X-Formats und bietet den Rahmen für die Übermittlung von Aufträgen durch die Bereitstellung eines effizienten und sicheren EDI. Mit dem Einsatz dieser schlüsselfertigen Lösung erwerben Sie auch den Anspruch auf kostenlose Versionsupgrades für die gesamte Vertragslaufzeit.
Darüber hinaus ermöglicht Compleo Hybrid Ihnen die Möglichkeit, einen automatisierten Validiedrungsworkflow oder weitere Steuerungselemente in Ihren Purchase-to-Pay Prozess einzubinden.
Sicherer Austausch von Auftragsdokumenten
Der gesamte Prozess ist durchgehend automatisiert. Das reduziert das Risiko von Sicherheitsverstößen. Die Übermittlungsmethode der Order-X Aufträge ist frei wählbar: Punkt-zu-Punkt Verbindungen oder Premium-Netzwerke (Value-Added Network, „VAN“) ermöglichen den Versand und Statusrückmeldungen solcher Dokumente, ohne das Unternehmensnetzwerk von außen zugänglich machen oder Ports öffnen zu müssen. Der Compleo Azure Gateway, eine Anwendung zur Nutzung der Microsoft Azure Cloud, steigert die Sicherheit, indem die Dokumente direkt an den Empfänger übermittelt werden.
Bestehende Verteilungsnetzwerke oder EDI bleiben unverändert
Compleo Hybrid kann mehr als das Konvertieren bestehender Dateiformate des Beschaffungswesens. Es bietet eine umfassende Auswahl an Übermittlungsmöglichkeiten wie z.B. E-Mail, der Versand an ein beliebiges Laufwerk, FTP-Verbindungen, Anbindung an SAP oder die Verwendung eines Web Dienstes. Dadurch ist gewährleistet, dass die Übermittlung von Order-X-Dateien nahtlos in ein bestehende Verteilungsinfrastruktur eingebunden werden kann.
Ein moderner EDI Workflow für die zeitgemäße Kontrolle des Bestellstatus
Die Möglichkeit, den Bestellstatus eines Order-X Auftrags kontinuierlich überwachen zu können, bietet große Vorteile. Compleo Hybrid ermöglicht eine solche Nachverfolgbarkeit durch spezielle Marker, die während der Erstellung eines Dokuments in dasselbe eingebettet werden. Diese Informationen können via SMS oder per E-Mail empfangen werden. Alternativ lassen sich eigene Funktionen für Reporting bzw. Benachrichtigung in der Compleo Lösung aktivieren. Auf diese Weise wird man umgehend informiert, wenn der Auftrag beim Verkäufer eingegangen ist.
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