Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit einem Schreiben vom 15. Oktober 2026 einige Detailfragen zur E-Rechnungspflicht geklärt. Die neuen Hinweise ergänzen die bisherigen Schreiben vom 15.10.2024 sowie 15.10.2025. Wir geben eine Zusammenfassung der besonders praxisrelevanten Hinweise.
Teilbeträge und Endrechnungen
Für Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen gilt: Wurden sie ausgestellt, bevor das Unternehmen unter die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen fiel, müssen sie nicht nachträglich in E-Rechnungen umgewandelt werden. Das gilt auch dann, wenn die Leistung erst später erbracht oder bezahlt wird.
Bei einer Endrechnung als E-Rechnung wird bis zum 30.06.2030 nicht beanstandet, wenn die bereits vereinnahmten Teilentgelte auf eine der folgenden Arten abgesetzt werden:
Strukturierter Teil
Die Absetzung erfolgt als Summe im Feld BT-113 („Paid amount“). Die erforderlichen Details zu den Teilentgelten stehen im Freitextfeld BT-22 („Invoice note“).
Eingebetteter Anhang
Die Absetzung erfolgt in einem eingebetteten, unstrukturierten Anhang. Der strukturierte Teil muss ausdrücklich auf den Anhang hinweisen.
Wenn Firmenkunden nicht klar erkennbar sind
Bei Massengeschäften wird ein Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht nicht beanstandet, wenn der Händler nicht wusste, dass es sich um Unternehmenskunden handelt und sie trotz kaufmännischer Sorgfalt nicht als solche identifizieren konnte.
Bei laufenden Verträgen mit gemischter Kundenstruktur, etwa bei Energieversorgern, genügt die Prüfung des Kundenstatus zu Vertragsbeginn und bei Vertragsänderungen. Regelmäßige Nachfragen sind nicht erforderlich.
Orientierungshilfe für Pflichtangaben
Damit die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG den richtigen Feldern im E-Rechnungsformat zugeordnet werden, haben KoSIT und FeRD Zuordnungstabellen erstellt.
Leistungsbeschreibungen als Anhang
Die Leistungsbeschreibung in der E-Rechnung muss nur so weit ins Detail gehen, dass die abgerechnete Leistung klar erkennbar ist und steuerlich beurteilt werden kann. Wichtig sind folgende Angaben im strukturierten Teil der E-Rechnung:
- Leistungsart
- Leistungsumfang (Menge)
- Leistungsgehalt (Inhalt)
- Leistungsort (wenn relevant)
Zusätzliche Informationen können als eingebetteter Anhang übermittelt werden.
Leistungsverzeichnisse bei Bauleistungen
Das Leistungsverzeichnis lässt sich derzeit technisch nicht im strukturierten Teil des Kern-Datenmodells abbilden. Bei E-Rechnungen über Bauleistungen wird deshalb nicht beanstandet, wenn dort nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen stehen. Dafür gelten drei Bedingungen:
- Eine menschenlesbare, eingebettete Anlage enthält die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis.
- Der strukturierte Teil verweist eindeutig auf diese Anlage.
- Zusätzlich kann das Leistungsverzeichnis als strukturierte Datei übermittelt werden, zum Beispiel nach dem GAEB-Standard.
Vereinbarungen zu Rabatten
Im Voraus vereinbarte Preisnachlässe (Boni, Skonti und Rabatte) müssen in der E-Rechnung angegeben werden, sofern sie noch nicht berücksichtigt sind. Auch wenn die Höhe des Rabatts bei der Rechnungsstellung noch nicht feststeht, muss die Rechnung eindeutig auf die Vereinbarung hinweisen.
Es wird nicht beanstandet, wenn nur allgemein auf eine schriftlich abgeschlossene Vereinbarung über einen Rabatt hingewiesen wird. Voraussetzung ist, dass die Dokumente innerhalb kurzer Zeit vorgelegt und eindeutig geprüft werden können.
Rundungsdifferenzen bei Bruttopreisen
Bei Rechnungen müssen Entgelt und Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen und auf den Cent genau kaufmännisch gerundet werden. Bei festgelegten Bruttopreisen kann es durch die Berechnung im E-Rechnungsformat zu Rundungsdifferenzen kommen.
XRechnung und ZUGFeRD unterstützen derzeit noch kein Bruttorechnungs-Format. Deshalb gilt eine Übergangsregelung für E-Rechnungen, die auf Bruttopreisen beruhen und bis zum 31.12.2027 ausgestellt werden. Es wird nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil statt einer vollständigen Leistungsbeschreibung mit Einzelpositionen nur Folgendes steht:
- die Gesamtsummen der nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Entgelte
- der jeweilige Steuersatz
- der entsprechende Steuerbetrag beziehungsweise ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Die Einzelpositionen müssen dann in einer menschenlesbaren, eingebetteten Anlage hinzugefügt werden und der strukturierte Teil muss eindeutig darauf hinweisen.
Rechnungskorrekturen
Besteht eine E-Rechnungspflicht, müssen auch Rechnungskorrekturen als E-Rechnung ausgestellt werden. Dabei können weiterhin verschiedene Verfahren genutzt werden, zum Beispiel:
- ersetzende Berichtigung
- kumulierende Berichtigung
- kaufmännische Gutschrift
Technisch ist noch kein Rechnungstyp für diese Vorgänge festgelegt. Entscheidend ist, dass aus der ursprünglichen Rechnung und allen Korrekturen klar hervorgeht, welche Angaben am Ende gelten.
Steuerliche Folgen von Geschäftsregelfehlern
Das BMF-Schreiben von 2025 unterscheidet drei Arten von Fehlern in elektronischen Rechnungen:
- Formatfehler: Die Datei erfüllt die grundlegenden Anforderungen an das E-Rechnungsformat nicht und gilt umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung.
- Geschäftsregelfehler: Eine technische Regel des Rechnungsstandards wird verletzt.
- Inhaltsfehler: Eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe fehlt oder ist falsch.
Klarstellung des BMF
Ein Geschäftsregelfehler führt nicht automatisch dazu, dass eine Rechnung umsatzsteuerlich ungültig ist. Die Rechnung kann weiterhin gültig sein, wenn kein Formatfehler entsteht und alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben korrekt sind.
Sanktionen bei Verstößen gegen die Pflicht
Wer trotz bestehender Pflicht keine E-Rechnung ausstellt, begeht laut BMF dadurch keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG. Die E-Rechnungspflicht besteht weiterhin und ein Verstoß kann zu abgelehnten Rechnungen führen oder steuerliche Konsequenzen haben.
Das vollständige BMF-Schreiben
Alle Einzelheiten finden Sie im Originaldokument des Bundesfinanzministeriums.