Eine einfache Lösung ermöglicht unternehmensweiten digitalen Unterschriftsworkflow
Um eine durchgängig papierlose Dokumentenverarbeitung umsetzen zu können, ist der ein vollständig automatisierter Workflow mit elektronischer Unterschrift unabdingbar. Nur so lässt sich digitale Transformation konsequent im Unternehmen realisieren.
Es gibt viele Anbieter vergleichbarer Standardlösungen für elektronische Unterschriften. Wirklich zukunftsweisend ist eine Entscheidung zugunsten einer solchen Lösung aber, wenn man sich für ein Produkt entscheidet, das technologisch in der ersten Liga mitspielt und durch zusätzliche, sinnvolle Funktionen glänzt.
Die optimale Lösung sollte sich nahtlos in ein bestehendes Warenwirtschaftssystem einbinden lassen. Es sollte größere Flexibilität bieten und aktuelle Workflows unterstützen, ohne disruptiv zu sein. Mit der Ende-zu-Ende Lösung sollte es möglich sein, E-Unterschriftprozesse auf dem gesamten Weg vom Zeitpunkt der Bereitstellung eines Dokuments bis hin zu seiner endgültigen Speicherung nachverfolgbar zu machen, ohne Vertraulichkeit oder Sicherheit des Dokuments zu komprimieren.
Mit der einen Gesamtlösung für interne wie externe Dokumentenprozesse ermöglicht man den Mitarbeitern konzernweit einen bislang unerreichten Grad an Teilhabe, da sie jetzt alle nach Bedarf und gemäß ihrer Berechtigung elektronische Unterschriften verwenden können, ohne dass man für jeden einzelnen eigene Lizenzen beantragen müsste.
- E-Unterschrift nahtlos in bestehende Unternehmensworkflows einbindenMit der Einbindung elektronischer Unterschriftsprozesse in eine bestehende ERP-Topologie lassen sich spürbare Effizienzsteigerungen erzielen. Eigene Konnektoren für SAP, IBM-i oder WebAPI ermöglichen die nahtlose Integration einer E-Unterschriftslösung; dafür sind weder Programmierkenntnisse noch der Einsatz externer Spezialisten vonnöten. Innerhalb von wenigen Tagen steht die E-Rechnungslösung für den Einsatz zur Verfügung, ohne dass der Tagesbetrieb, Mitarbeiter, die IT-Abteilung oder etablierte Arbeitsläufe dadurch gestört oder verzögert würden. Die Einbindung einer solchen E-Unterschriftslösung ist ein Prozess, der genau einmal stattfindet.
- Digitalisierung durch unternehmensweit verfügbare E-Unterschrift
Anstatt nur einzeln lizensierten Benutzern die Möglichkeit einzuräumen, Dokumente digital zu unterschreiben, ist eine unternehmensweit verfügbare Lösung deutlich effizienter. Dieser Ansatz befördert den digitalen Transformationsprozess, da er die Ablösung papiergebundener Prozesse für alle ermöglicht. Das erleichtert den Austausch der Abteilungen untereinander und reduziert den Zeitaufwand erheblich. - Nachverfolgbarkeit und Steuerung jedes elektronisch signierten Dokuments garantieren
Jedes einzelne Dokument eines Genehmigungsworkflows sollte nachverfolgbar sein, und zwar Schritt für Schritt vom Moment seiner Veröffentlichung an bis zur endgültigen Ablage. Ein vorab definierter E-Unterschriftenworkflow legt die automatische Schrittreihenfolge fest und erlaubt die Anbindung an das interne Netzwerk oder an einen Cloud-basierten Austausch. Im Workflow bereits angelegte Sicherheitsfunktionen bewahren Geschäftsdokumente vor missbräuchlicher Nutzung oder Verlust, wie sie bei manueller Bearbeitung nicht untypisch ist. Der autorisierte Anwender eines Unternehmens kann den Bearbeitungsstatus seiner Dokumente in Echtzeit und durchgehend nachverfolgen.
Die voll integrierte unternehmensweit verfügbare Lösung für E-Unterschrift ermöglicht Teilhabe für viele Benutzer
Vorteile einer hybriden E-Unterschriftslösung
Compleo WebSign ist eine hybride Unterschriftslösung, die den Austausch von Dokumenten sowohl unternehmensintern als auch über die Cloud ermöglicht. Das geschieht mittels des SaaS-Portals (Software as a Service), das über die Microsoft Azure Cloud bereitgestellt wird. Durch eine solche Cloud-basierte Lösung können Dokumente von überall her… Durch ein solche Cloud-basierte Lösung können Dokumente von überall her und über beliebige Eingabegeräte genehmigt werden. Das führt zu Zeiteinsparungen und signifikanten Effizienzsteigerungen.
Die digitale Unterschriftenlösung WebSign von Symtrax im Verbund mit seiner RPA (Robotic Process Automation) ermöglicht die Einrichtung optimierter Genehmigungsprozesse und durchgängig digitalisierter Workflows. Die Verfügbarkeit verschiedener Konnektoren der Compleo RPA erlaubt die direkte Anbindung an Plattformen wie SAP, IBM, SAP-Cloud Portale, Amazon Web Services, Microsoft SharePoint oder andere Anwendungen mit Web Services.
Der flexible E-Unterschriftsworkflow, der sich dem Unternehmen anpasst
Compleo WebSign bietet durch seine Automatisierung einerseits und die interaktiv anpassbare Funktionalität anderseits einen hohen Grad an Flexibilität für die Verwaltung und Steuerung von E-Unterschrift-Workflows. Mit Hilfe der Compleo Hybrid RPA lassen sich durch vordefinierte E-Unterschriftsworkflows ganze Dokumentenpakete automatisch an seine Empfänger übermitteln, sobald sie veröffentlicht, worden sind. Gleichzeitig können ausgewählte Dokumente gemäß definierter Unterschriftskriterien je nach Unternehmen, Kunde oder Lieferanten angepasst werden, bevor sie wieder in den automatisierten Workflow zurückgeführt und wie geplant verteilt werden. Die jeweils passende Option kann nach Bedarf ausgewählt werden.
Den Bearbeitungsstatus des E-Unterschriftdokuments immer im Blick
Die Compleo Console ist die interaktiv nutzbare, eingängige Bedienoberfläche für Compleo WebSign. Über dieses Interface, das den Bearbeitungsstatus in Echtzeit anzeigt, erhalten autorisierte Benutzer eines Unternehmens einen Überblick über ihre Dokumente. Sie können den Bearbeitungsprozess lückenlos von Anfang bis Ende nachverfolgen. Es lässt sich z.B. ablesen, wer ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, wer es unterschrieben hat oder wer seine Bearbeitung verzögert hat.
Der Anwender kann sein Dokument für eine elektronische Unterschrift hier hochladen; er kann entscheiden, ob es in einen vordefinierten externen oder internen Workflow eingebunden werden soll und seinen Empfängern zukommen lassen. Einmal hochgeladene Dokumente können auch noch bearbeitet werden, bevor sie versendet werden. Die Benutzer behalten dabei immer die Kontrolle über die Verarbeitung ihrer Geschäftsdokumente.
Unternehmenseigene Anwender flexibel verwalten
Compleo WebSign bietet einen durch und durch demokratischen Ansatz für elektronische Unterschriftenprozesse, denn es ist eine unternehmensweite Lösung für autorisierte Benutzer, vom kleinen Angestellten bis zur Chefetage. Auch wenn die E-Unterschriftenlösung ganz breit eingesetzt werden kann, behält die IT-Abteilung die Kontrolle und Verwaltung aller Freigaben. Jedes interne Anwenderprofil wird gemäß den vorgegebenen Festlegungen der Active Directory oder spezifischer Sicherheitsanwendungen eingerichtet. Daher verbleibt die Entscheidung über Zugang zu Dokumenten, ihre Genehmigung und die Berechtigungsstufe jedes unternehmenseigenen Anwenders vollständig in der Hand des Unternehmens selbst.
E-Mail-Benachrichtigungen anpassen und Rückmeldungen individualisieren
Compleo WebSign erlaubt die individualisierte Kommunikation mit allen externen Empfängern von elektronisch zu unterzeichnenden Dokumenten. E-Unterschriftsdokumenten.
Die E-Mail, mit der der Empfänger um Unterschrift gebeten wird, enthält einen individuell anpassbaren Nachrichtentext, inklusive Metadaten des Dokuments und der Corporate Identity. Diese Mails werden über den Unternehmensserver des Anwenders verschickt und machen die Quelle damit identifizierbar. Daher können die Empfänger sicher sein, dass es sich nicht um Spam handelt, sondern dass es sich um eine legitime E-Mail handelt, die ohne Bedenken geöffnet werden kann. Diese Funktionalität erlaubt einen auf Kunden und Lieferanten fokussierteren Ansatz. Interne Rückmeldungen informieren die autorisierten Anwender über den Status der Genehmigung. Die Häufigkeit und Auslöser solcher Meldungen lassen sich gemäß den unternehmensüblichen Gepflogenheiten einstellen.
Die umfassende Lösung für digitalisierte Unterschriftsprozesse
Compleo WebSign beinhaltet alle aktuellen Funktionen eines modernen digitalen Unterschriftsprozesses
Die Funktionalitäten künstlicher Intelligenz (KI) scannen den PDF-Inhalt und ermöglichen so die dynamische Platzierung der Unterschrift.
Doppelte Authentifizierung stellt sicher, dass die Identität des Unterzeichnenden verifiziert wird. Diese Funktion veranlasst, dass ausgewählten externen Unterzeichnenden eine E-Mail mit einem Link zugeht, über den das zu unterschreibende Dokument aufgerufen wird. Wird er angeklickt so erhält der Empfänger einen SMS-Code aus 6 Ziffern, mit dem das Dokument freigeschaltet werden muss.
Sobald das Dokument abschließend unterschrieben worden ist, schließt ein AATL-Zertifikat (Adobe Approved Trust List) das Dokument ab und verschlüsselt es, so dass keine weiteren Änderungen mehr vorgenommen werden können. Damit wird seine Authentizität garantiert.
Die Prüfpfadfunktion speichert alle nachfolgenden Schritte des Unterschriftsprozesses wie E-Mailadresse, Telefonnummer, IP-Adresse und GPS-Koordinaten. Diese lassen sich als Identitätsnachweise in das Dokument einbinden.
PDF-Metadaten und verschiedene Variablen, die aus dem Dokument extrahiert werden, fließen in den E-Unterschrift-Workflow und erleichtern so das Routing und die Anpassung. Außerdem lassen sich fehlende Informationen aus verschiedenen Quellen abrufen, z.B. aus einer Datenbank.
Schließlich garantiert Compleo WebSign auch die Sicherheit des E-Unterschriftdokuments, indem es auf eine externe SaaS-Architektur zurückgreift. Dadurch wird die Sicherheit des unternehmenseigenen Netzwerks gewährleistet und der Zugriff darauf auf autorisierte Personen beschränkt bleibt. Über die Microsoft Azure Plattform wird der Empfänger benachrichtigt, wenn ein Dokument bereitgestellt wurde. Dabei wird weder auf Empfänger- noch auf Senderseite ein Port geöffnet.
Mit Ende-zu-Ende Workflow für E-Unterschrift die Effizienz steigern
Der E-Unterschriften-Workflow lässt sich vom Start weg so konfigurieren, dass sich alle notwendigen Schritte an unternehmenseigene wie auch externe Anforderungen anpassen lassen, während gleichzeitig der gesamte Prozess durch Automation verschlankt wird.
Die Einbindung eines Ende-zu-Ende E-Unterschriften-Workflows erlaubt die durchgängige Kontrolle über den Weg des Dokuments:
- Abruf eines Dokuments, das aus einer beliebigem ERP, BPM oder CRM erstellt wurde
- Konvertierung in eine unterschreibbare PDF-Vorlage
- Zuverlässige Verteilung an den richtigen Empfänger
- Abschließend wird das elektronisch unterzeichnete Dokument in das ERP zurückgespiegelt oder in einem Cloud-Speicher sicher abgelegt
Die Nutzung über die Oberfläche dieser Ende-zu-Ende Lösung garantieren optimale Workflow-Transparenz und Nachverfolgbarkeit des Dokuments.
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