Unterschreiben Sie Ihre Geschäftsdokumente elektronisch
Die elektronische Unterschrift ist ein integrativer Bestandteil, um einen durchgängigen Dokumenten-Workflow einzurichten. des Flusses von Geschäftsdokumenten. Durch die Einbindung eines digitalen Zertifikats entspricht die elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift. Durch Automatisierung lässt sich dieser Prozess auf viele Geschäftsdokumente anwenden, die täglich von Ihrem ERP generiert werden. Darüber hinaus kann lassen sich damit Dokumentenabläufe verwalten: von der Benachrichtigung bis zur Verteilung, die mit einem signierten PDF besiegelt wird.
Die für die elektronische Unterschrift notwendige Aufbereitung der Geschäftsdokumente setzt die richtige Architektur voraus, ganz gleich ob sie für außenstehende oder firmeninterne Empfänger verwendet werden soll. Nur so lassen sich bestehende Systeme und der Zugang zum Netzwerk zuverlässig absichern, ohne die Nachverfolgbarkeit der Dokumente einerseits und die Vertraulichkeit ihres Inhalts andererseits einzuschränken.
Eine nicht-invasive Lösung für elektronische Unterschrift wird Sie bei der Verfolgung Ihrer geschäftlichen Ziele optimal einpassen, ganz unabhängig von der Gestaltung Ihrer Geschäftsformulare. Sie lässt sich für alle möglichen Arten von Dokumenten einsetzen, wie Bestellungen, Angebote, Konnossements, Lieferscheine, Packlisten, Ausfuhranmeldungen, Frachtbriefe, Warenzertifikate, Anforderungskataloge
Inwiefern vereinfacht die elektronische Unterschrift Geschäftsprozesse?
- Effizienz steigern
Vom Augenblick seiner Erstellung an wird jedes Dokument eines elektronischen Unterschriftsprozesses durch Ihr ERP, CRM oder BPM gesteuert.
Sobald das Dokument angelegt wurde, wird es umgehend zur Genehmigung an jeden Empfänger gesendet. Dabei ist kein manueller Eingriff erforderlich: alles läuft vollautomatisch, ganz gleich ob ein oder mehrere Unterzeichner eingebunden sind. Damit wird die Zeit reduziert, die für Unterschriften nötig ist, was Effizienzsteigerungen ermöglicht. - Geschäftsbeziehungen auffrischen
Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner können den Signaturprozess in Gang setzen, ohne sich anmelden zu müssen oder eine besondere Anwendung zu installieren. Das zu genehmigende Dokument wird online in jedem beliebigen Webbrowser angezeigt. Dieser elektronische Unterschriftsprozess setzt also keinerlei Ansprüche technischer Art beim Geschäftspartner voraus. - Bestehende Anwendungen optimieren
Die Einbindung eines elektronischen Signaturdienstes in Geschäftsanwendungen steigert die Effizienz der Anwender. Sie ermöglicht papierlose Workflows und unterstützt Unternehmen, die sich dem papierlosen Büro verschrieben haben.
Weil Compleo auf einer Hybridarchitektur basiert, interagieren lokal installierte Compleo Module optimal mit der SaaS-basierten Lösung Compleo WebSign für Workflows mit elektronischer Unterschrift.
Eine benutzerfreundliche und sichere Lösung für das elektronische Unterschreiben von Geschäftsdokumenten
SaaS (-Service) für elektronische Unterschrift
Compleo WebSign ist eine Cloud-Lösung, die Optionen zur Genehmigung von Dokumenten bietet. Dadurch, dass es die Genehmigung durch den Anwender in das endgültige PDF-Dokument einbindet, stellt Ihr Unternehmen sicher, dass es durch ein manipulationssicheres Zertifikat geschützt ist. Jede implizierte Person erhält nach Unterzeichnung eine E-Mail, und zwar unabhängig von der Anzahl der beteiligten Parteien. Über ein Webinterface hat jeder Benutzer die Möglichkeit, die Größe seiner Unterschrift anzupassen und sie individuell zu positionieren. Auch die Eingabe von Freitext ist möglich, sofern man die Berechtigung dazu hat.
Authentifizierung des Unterzeichnenden
Jeder Benutzer erhält eine E-Mail mit einer URL, die auf das zu unterzeichnende Dokument verweist. Sobald der Benutzer diesen Link anklickt, wird ihm ein sechsstelliger Code per SMS auf das Mobiltelefon seiner Wahl gesendet. Diese Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet ein zuverlässiges Mittel zur Feststellung der Identität des Unterzeichners.
Zertifizierung Ihrer Dokumente
Jedes Dokument im Workflow wird solange durch unsere SaaS-Anwendung vorgehalten, bis alle Empfänger unterschrieben haben. Mit Beendigung des Vorgangs können Sie das Dokument digital signieren, die Datei sperren und bestätigen, dass der Inhalt nicht geändert wurde. Unsere SaaS Anwendung bindet das Zertifikat vor Veröffentlichung des unterschriebenen Dokuments ein. Anschließend wird das endgültig genehmigte PDF-Dokument zur Verteilung bereitgestellt.
Erstellung eines zuverlässigen Prüfpfads
Am Ende des PDF können Sie einen Prüfpfad anfügen, in dem jede Phase des Lebenszyklus angegeben wird. Es können auch mehrere Elemente der Metadaten aufgenommen werden, darunter die IP-Adresse der Unterzeichnenden, GMT-Angaben, GPS-Standort, die E-Mailadresse sowie die Telefonnummern. Auf diese Weise wird eine lesbare Beweisdatei erstellt, die den gesamten Prozess nachzeichnet. In der endgültigen Version wird das Compleo WebSign-Logo sichtbar als Zeichen für den Abschluss des Signaturprozesses.
Compleo WebSign ermöglicht die Verwaltung komplexer Workflows elektronischer Signatur
Compleo WebSign SaaS ist Teil der Softwarearchitektur Compleo Hybrid. Sie interagiert mit lokal und Cloud-basierten Modulen
Unsere Lösung verwaltet verschiedene Signaturprozesse. Das umfasst Prozesse mit einem Dokument für mehrere Empfänger (mit oder ohne Unterschriftenreihenfolge) wie auch mehrere Kopien desselben Dokuments für einen einzigen elektronisch Unterschreibenden
Compleo bindet interne wie externe Unterschriftsleistende über Benachrichtigungen via E-Mail ein sowie eine Übersicht über Dokumente, die noch bearbeitet werden müssen.
Wollen Sie unsere Lösung für elektronische Unterschrift und der zertifizierten Signatur von Geschäftsdokumenten ausprobieren? Kontaktieren Sie uns am besten gleich!
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