Automatisierter Rechnungseingang mit E‑Rechnungen bei Wöhler Technik

Automatisierter Rechnungseingang bei Wöhler Technik: Mit der Compleo Invoice Platform von Symtrax werden E-Rechnungen, PDF-Rechnungen und andere Eingangsrechnungen in einem durchgängigen digitalen Workflow verarbeitet. Standardfälle werden automatisiert verarbeitet, während Abweichungen gezielt geprüft werden.

Ausgangssituation

Vor der Einführung der Compleo Invoice Platform war der Rechnungseingang bei Wöhler überwiegend papierbasiert. Eingehende Rechnungen wurden ausgedruckt, mit Barcodes versehen, erneut eingescannt und manuell archiviert. Auch Informationen aus Vorbelegen wie Lieferscheinen wurden manuell übernommen.

Das bestehende System konnte elektronische Rechnungen nicht verarbeiten. Eine durchgängige digitale Prozesskette fehlte.

Zielsetzung

Ziel des Projekts war es, den Rechnungseingang effizienter zu gestalten und manuelle Tätigkeiten deutlich zu reduzieren. Insbesondere Standardfälle sollten ohne menschliches Eingreifen verarbeitet werden, sodass sich die Mitarbeitenden auf Ausnahmefälle konzentrieren können.

Damit verfolgt Wöhler das Ziel, den Rechnungseingang zu automatisieren und die Bearbeitung von Eingangsrechnungen nachhaltig zu beschleunigen.

Entscheidung für die Compleo Invoice Platform

Wöhler entschied sich für die Compleo Invoice Platform von Symtrax, weil sie die fachlichen Anforderungen erfüllte und sich ohne zusätzlichen technischen Aufwand in die bestehende Systemlandschaft integrieren ließ.

Im Vergleich zu anderen Lösungen erwies sich die Implementierung als deutlich unkomplizierter.

Implementierung und Integration

Die Einführung erfolgte schrittweise – vom Proof of Concept über Implementierung und Testphase bis hin zum Go-live und anschließenden Optimierungen.

Im Rahmen des Proof of Concept wurde die Anbindung an das ERP-System Timeline realisiert. Dabei wurde sichergestellt, dass unterschiedliche Datenstrukturen und Stammdaten korrekt verarbeitet werden können.

Heute ist die Lösung vollständig in die bestehende IT-Landschaft integriert und ermöglicht eine nahtlose ERP-Integration. Rechnungen werden per E‑Mail empfangen, in der Compleo Invoice Platform verarbeitet und anschließend über Schnittstellen an das ERP-System Timeline übergeben. Stammdaten werden über APIs eingebunden und automatisch berücksichtigt.

Verarbeitung unterschiedlicher Rechnungsformate

Die Plattform verarbeitet strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD ebenso wie hybride und unstrukturierte Rechnungsformate. Dadurch wird die E‑Rechnungsverarbeitung unabhängig vom Rechnungsformat automatisiert.

• Strukturierte E‑Rechnungen werden direkt ausgelesen und ohne Medienbruch verarbeitet.
• Hybride Formate ermöglichen die Extraktion der strukturierten XML‑Daten.
• PDF‑Rechnungen werden mithilfe KI-gestützter Datenerfassung analysiert und in strukturierte Datensätze überführt.

Anschließend werden die Daten automatisiert an das ERP-System übertragen.

Automatisierte Prozesssteuerung

Die Automatisierung basiert auf definierten Geschäftsregeln und der eindeutigen Zuordnung zu bestehenden Vorgängen. Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen.

Dadurch konnten Freigabeprozesse vereinfacht und Bearbeitungszeiten reduziert werden.

Der manuelle Aufwand im Rechnungseingang reduziert sich, sodass sich Mitarbeitende auf Ausnahmefälle konzentrieren können.

Transparenz im gesamten Prozess

Der Status jeder Rechnung ist jederzeit nachvollziehbar. Die Plattform zeigt transparent an, in welcher Bearbeitungsphase sich ein Vorgang befindet und ob Handlungsbedarf besteht.

Abweichungen werden automatisch gekennzeichnet, sodass eine schnelle Nachbearbeitung möglich ist.

Flexibler E‑Rechnungsworkflow

Die einzelnen Prozessschritte lassen sich an individuelle Anforderungen anpassen. Auch die Übergabe der Rechnungsdaten an das ERP-System kann flexibel konfiguriert werden.

So kann die Lösung optimal in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden.

Zukunftssichere Erweiterbarkeit

Die Compleo Invoice Platform lässt sich schrittweise ausbauen. Geplant sind unter anderem die Einbindung weiterer Länder sowie eine weitere Erhöhung des Automatisierungsgrads.

Häufige Fragen zur Automatisierung des Rechnungseingangs

Welche Rechnungsformate verarbeitet die Compleo Invoice Platform?

Die Lösung verarbeitet strukturierte E‑Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD sowie PDF‑Rechnungen und weitere gängige Eingangsrechnungsformate.

Wie werden PDF‑Rechnungen verarbeitet?

PDF‑Rechnungen werden mithilfe KI-gestützter Datenerfassung ausgelesen und in strukturierte Daten überführt.

Kann die Lösung in bestehende ERP-Systeme integriert werden?

Ja. Die Integration erfolgt über Schnittstellen und APIs. Im Projekt bei Wöhler wurde die Lösung an das ERP-System Timeline angebunden.

Unterstützt die Lösung die Anforderungen der E‑Rechnungspflicht?

Ja. Die Compleo Invoice Platform verarbeitet strukturierte E‑Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD und unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der E-Rechnungspflicht umzusetzen.

Kundenstimme

„Wir konnten durch die Compleo Invoice Platform den Rechnungseingang insbesondere für Standardfälle deutlich verbessern und uns stärker auf Sonderfälle konzentrieren. Die Lösung erfüllte unseren Bedarf in kurzer Zeit.“

Simon Eich
Teamleiter Organisation & Controlling
Wöhler Technik GmbH