Die Aufgabe
Der Leiter der Informatik-Abteilung bei Ricola, Herr Rolf Kohler, traf Symtrax zum ersten Mal 2010 auf der SAP-Fachmesse “SAPPHIRE“ in Frankfurt. Symtrax stellte seine Output Management Lösung Compleo for SAP auf der Messe vor.
Bei Ricola wurden damals zwar schon Rechnungen und Bestellscheine mit entsprechendem Layout in PDF-Format über das SAP-System generiert. Das Senden von Rechnungen an die Grossisten in den USA war jedoch noch ein rein manueller Vorgang. Herr Kohler war entschlossen, dieses Problem endlich zu beseitigen. Er sprach lange mit den SymtraxSpezialisten vor Ort. Diese führten ihm eine Echtzeit-Demonstration an ihrem Stand vor, die genau seinen Bedürfnissen entsprach.
Die Lösung
Dank Compleo werden die PDF-Dateien nun nach Grossist sortiert ein Mal täglich per Mail versendet. Danach findet ein automatischer Abgleich der PDF-Dateien mit der SAP-Datenbank statt, um die entsprechende E-Mail des Grossisten wiederzufinden. Somit läuft der ganze Prozess automatisch ab, ein manuelles Eingreifen ist nicht mehr nötig. Es ist sogar möglich, eine E-Mail auf maximal 10 PDF zu begrenzen und diese zu verketten. Müssen noch mehr Rechnungen versendet werden, kann Compleo automatisch eine neue E-Mail generieren.
Ricola kann dank der Compleo Module außerdem die Spool-Dateien ohne Layout aus dem SAP-System herausholen, in PDF-Dateien umwandeln und an die verschiedenen Nutzer senden. Herr Kohler erklärt, dass diese Lösung “wirklich leicht einzusetzen war und Symtrax sich um alles gekümmert hat: von der Ferninstallation bis zum eigentlichen Beginn der gewünschten Automatisierung, und das alles in weniger als einer Woche. Ich war mit dem Einsatz des Kundenservices sehr zufrieden und besonders beeindruckt von der schnellen Implementierung in unser bestehendes System.“
Laut Herr Kohler besteht der Vorteil der Compleo vor allem in seinem SAP-Konnektor und den diversen Modulen (Layout und Supervisor), die sich perfekt ergänzen und damit seinen Bedürfnissen genau entsprechen.
Vorteile
Zum einen kann Ricola durch Compleo Eingabefehler vermeiden und Rechnungen und Bestellscheine in einem einzigen Dokument versenden, was dem Image des Unternehmens den Grossisten gegenüber zugutekommt. Zum anderen sparen die Nutzer des Systems enorm viel Zeit bei der täglichen Arbeit (2 Stunden/Tag).
Weiterhin wird durch das intelligente Management der Anzahl der im Anhang verschickten PDF-Dateien gewährleistet, dass die E-Mails tatsächlich verschickt werden und die Mailbox nicht verstopfen kann.
Über Ricola AG
Die Ricola AG ist eine der modernsten und innovativsten Bonbonherstellerinnen der Welt. Ricola exportiert über 40 verschiedene Sorten Kräuterbonbons und -tees in mehr als 50 Länder. Ricola, das ist Schweizer Qualität kombiniert mit unvergleichlicher Pflanzenkenntnis: Köstliche, rein pflanzliche Spezialitäten aus biologischen Zutaten aus den Schweizer Bergen, die für ihren einzigartigen Geschmack und ihre wohltuende Wirkung auf Hals und Rachen bekannt sind.