La problématique
Barre Thomas, société spécialisée dans la conception et la production de solutions techniques à base de polymères, ayant comme client PSA, a souhaité dématérialiser totalement ses factures ... Chaque facture en sortie de leur ERP Mapics devait être un document unique, ne pas être modifiable et conforme à ce qui est comptabilisé dans la comptabilité. Les factures électroniques devaient aussi contenir les mêmes informations qu’une facture papier. Or, Barre Thomas faisait face à plusieurs problèmes pratiques :
• « Lorsqu’un client demande l’original d’une facture précise, le document réédité depuis l’ERP est systématiquement émis en 2 exemplaires, dont l’un part à la poubelle ».
• Toute modification d’adresse ou autre coordonnée du client n’est pas géré en date de mise à jour. La facture ré émise n’est pas strictement conforme à l’original.
• En conséquence, l’entreprise imprimait un exemplaire papier à des fins d’archivage comptable.
« Avec la crise de plus en plus de clients, notamment à l’étranger, prétendent ne pas recevoir les factures par courrier. Il faut donc scanner la facture au format PDF pour ensuite retourner l’original et affranchir de nouveaux courriers. Avec les délais de transmission, le règlement est enregistré à 120 jours au lieu de 90 jours, causant des problèmes de trésorerie » note Nathalie Olivier, de la comptabilité client.
La Solution
Afin de régler ces problèmes importants dans la vie d’une entreprise, Barre Thomas a sélectionné la solution Compleo Archivor, ce qui lui permet d’archiver et d’indexer facilement ses documents d’entreprise. La recherche et l’extraction en sont grandement facilitées via un navigateur web. La société peut ensuite les envoyer directement aux clients via email au format PDF signé.
L’interface web permet aux utilisateurs, qu’ils soient situés en France ou en Pologne, d’accéder à leurs documents grâce à une recherche sur des métadonnées prédéfinies liées aux documents ou de les réimprimer si besoin.
Les avantages pour l’entreprise
Christine Pichon, la responsable de projet, tire cette conclusion : « Avec Archivor nous avons trouvé une solution légère simple à mettre en œuvre dans notre environnement et permettant de reprendre les fichiers existants. Nous l’avons aussi choisi pour son option d’indexation car nous voulions utiliser des paramètres propres pour optimiser la recherche du document ».
Compleo Archivor s’est intégré facilement dans l’infrastructure informatique existante, sans demander de développement spécifique, ce qui était un point central dans le choix de cette solution. La solution a aussi permis de reprendre l’historique du précédent semestre, pour avoir une continuité.
Barre Thomas souhaitait un ROI inférieur à 12 mois pour la solution Compleo Archivor ; le payback se fera finalement en 3 mois, avec un ROI de plus de 300% dès la première année.
A propos de Barre Thomas
La Société des Polymères Barre Thomas (« Barre Thomas ») est une société spécialisée dans la conception et la production de solutions techniques à base de polymères. Son activité est concentrée dans le domaine de l’industrie automobile sur 4 familles de produits.