Validation et signature

Signature électronique : approbation de documents en quelques clics

Simplifiez l’approbation et renforcez la responsabilité.

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Comprendre la signature électronique

La signature électronique est un terme que tout le monde connaît. Cependant, il est important de savoir qu’il existe différents types de signatures au format numérique.Il faut tout d’abord faire la distinction entre la signature électronique interne et la signature électronique externe.

La première s’utilise pour obtenir une validation ou une approbation et s’intègre dans un workflow. Elle nécessite une seule signature. C’est le cas des engagements de dépense, des approbations de notes de frais ou de congés par exemple.

La signature électronique externe, elle, peut aussi relever de la validation uniquement et ne porter qu’une signature : bon de livraison, acceptation de devis, acceptation de commande … Simplement, les éléments de preuve seront nécessaires.

Mais, dans les cas de signature à valeur contractuelle, deux signatures ou plus sont requises. Il faut donc que les signataires accèdent au même document, stocké dans le cloud, que les éléments de preuve soient plus robustes, et qu’un certificat scelle l’état final du document.

La signature électronique externe, pour quel usage ?

L’usage de la signature électronique externe est dédié à des documents de types commerciaux ou légaux à faire signer par ses partenaires, clients ou fournisseurs :

  • Devis
  • Bon de commande ou d’achat
  • Contrat

Pourquoi utiliser Compleo WebSign ?

  • Signature électronique de documents n’importe quand et de n’importe où
  • Utilisation multi supports (ordinateurs, tablettes, smartphones sous iOS/Android)
  • Personnalisation de la signature numérique selon différents formats : texte, image ou tactile
  • Capacité de traitement illimitée

Faites valider vos documents en toute simplicité

Mettez en place un processus sans papier

Optez pour le zéro papier, affranchissez-vous de signer manuellement vos documents, simplifiez vos process de validation et contribuez à la réduction de l’empreinte carbone de votre entreprise.

 

Améliorez votre workflow documentaire grâce à l’intégration de la signature électronique

De nombreux documents, produits par des applications, nécessitent des signatures au format électronique provenant de sources internes ou externes. L’envoi d’un simple lien par e-mail permet aux partenaires commerciaux d’insérer nom, date et signature électronique en un clic.

Proposez des modes de signatures au format électronique flexibles

Que ce soit à partir d’un ordinateur de bureau, d’une tablette ou d’un smartphone, laissez votre partenaire affirmer son style et choisir entre trois formats de signature numérique : choix d’une police pour indiquer son nom, ajout d’une signature-image numérisée ou encore traçage directement sur l’écran.

Compleo WebSign fonctionne main dans la main avec les autres modules Compleo

  • Mise en œuvre facile : notre solution de signature électronique s’intègre facilement à votre infrastructure informatique existante sans nécessiter de changements majeurs. De plus, nous sommes fiers de l’intégration de nos solutions à un ERP comme SAP ou un système IBMi.
  • Authentification à deux facteurs (email et code unique via sur mobile) – Compleo Websign offre une authentification à plusieurs niveaux, enrichissant ainsi le fichier de preuve lié au document.
  • ROI rapide : plutôt que d’envoyer chaque document par la poste, de demander au destinataire de l’imprimer et de le numériser, puis de répéter le processus encore et encore, vous diffusez votre document instantanément et bénéficiez d’un accusé de réception instantané du document. Ce délai d’exécution rapide réduit votre temps de collecte et maximise votre ROI avec un investissement minimal.
  • Traçabilité : Une application SaaS optimale doit offrir une traçabilité conforme aux règles. C’est le cas avec Compleo WebSign, notre solution de signature électronique externe, qui permet des échanges de documents faciles entre les clients et les fournisseurs.
  • Vérification de la conformité : pas de crainte à avoir en cas d’audit. Compleo Archivor garde trace des actions effectuées sur le document dans le strict respect des règles de conformité.

Simplifiez vos process de validation externe avec Compleo WebSign



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