Arthur Noé Lopes, responsable développement et maintenance des systèmes d’information revient sur la mise en œuvre de Compleo en tant que solution de dématérialisation des documents au sein d’Ascendum Grupo.
Pourquoi Ascendum Grupo était à la recherche d’une solution de gestion documentaire ?
L’utilisation de Compleo a d’abord commencé chez Volvo Maquinarias Espagne qui a été rachetée par Ascendum grupo dans les années 1990.
Tous les processus documentaires se faisant à l’époque sur papier pré-imprimé, Acendum grupo rencontrait alors de nombreuses difficultés. C’est à la suite du rachat que le groupe a découvert la solution Compleo.
Convaincu par les capacités de la solution pour mettre en place une gestion documentaire unifiée Ascendum grupo a donc fait le choix de déployer Compleo plus largement. De plus, cela permettait de s’inscrire dans la politique de standardisation du groupe afin que les mêmes applications IT soient utilisées dans l’ensemble de ses filiales.
Compleo a ainsi permis une standardisation des processus documentaires au sein du groupe mais également leur dématérialisation. Cette réduction des coûts papiers a par conséquent été un deuxième facteur décisif pour la mise en place de la solution à l’échelle du groupe.
Une évolution de la solution pour s’adapter aux nouveaux processus documentaires
Aujourd’hui, l’utilisation de Compleo se fait surtout pour des documents commerciaux concernant les camions et engins BTP. Elle permet par exemple de transformer facilement des spools en fichiers XML pour qu'ils soient conformes à la nouvelle réglementation concernant les factures au Portugal. Arthur Noé Lopes précise que cette évolution a été réalisée sans aucun impact sur l’ERP.
Compleo est une solution intuitive à utiliser, cependant en cas de besoin Symtrax dispose d’une équipe support réactive et toujours de bon conseil !
Arthur Noé Lopes, Responsable développement et maintenance des systèmes d’information
Au quotidien grâce à sa capacité d’adaptation et ses nombreuses fonctionnalités Compleo standardise tous les documents du groupe et assure leur qualité. La mise en forme est automatisée et le même design est appliqué à tous afin de respecter la charte graphique du groupe.
Périmètre :
- Siège principal : Portugal et présence dans 14 pays
- Type d’activité : l’équipement industriel, équipement d'infrastructure
- Nombre d’employés : 1.440
- Chiffre d’affaires : 942 millions d’€
- Architecture IT: AS400 en local
Bénéfices :
- Standardisation des documents et processus
- Amélioration de la qualité des documents en cohérence avec l’image de l’entreprise
- Réduction des coûts avec la suppression des papiers pré-imprimés
- Evolution de la solution pour la mise en conformité avec de nouvelles réglementations
Ascendum Grupo
Ascendum Gupo est une entreprise internationale dont le siège social se situe au Portugal. Elle existe depuis plusieurs décennies et compte aujourd’hui 1.440 employés avec une présence dans 14 pays.
Son activité : la fourniture d’équipements de construction et d’industrie, d’équipements d’infrastructure, et de véhicules (voitures et camions).