Quelle était la situation ?
Grand Delta Habitat produit chaque jour un grand nombre de documents: états de de suivi financier au format Excel, avis d’échéance, quittances de loyer, différents courriers destinés aux locataires ou aux fournisseurs… L’ensemble de ces documents sont composés d’informations récupérées dans la base de données ainsi que dans différents spools issus de l’ERP de gestion locative IKOS.
Deux problématiques à traiter
Comment envoyer aux locataires ou fournisseurs des documents complets et lisibles à l’image de la société ?
Comment faciliter l’analyse des données financières par les gestionnaires en leur mettant à disposition des données exploitables et en leur évitant des manipulations fastidieuses ?
Solutions proposées par Symtrax
A l’aide de différents modules de la solution Compleo, Grand Delta Habitat a automatisé la création et la mise en forme personnalisée de nombreux documents. Notamment la génération de courriers envoyés aux locataires tels que les avis d’échéance ou justificatifs. Ils sont automatiquement mis en forme et complétés avec des informations récupérées dans la base de données pour, par exemple, reconstituer au bon endroit l’adresse du locataire. Les documents ont été modernisés et sont de cette façon conforme aux attentes du bailleur social. Les courriers fournisseurs sont également traités de la même manière par Compleo et selon leur préférence sont imprimés ou envoyés par email.
Compleo produit aussi des fichiers Excel personnalisés à partir des états générés par le logiciel de gestion locative. Les bordereaux de facturation, Grand Livre, suivi des locataires, listes des paiements… tous ces fichiers qui contiennent souvent beaucoup de données ne sont plus exploités à la main ce qui facilite leur analyse par le service comptabilité ou contrôle de gestion. Les utilisateurs peuvent ainsi consacrer plus de temps à l’étude de ces données plutôt qu’à leur agrégation et évitent tout risque d’erreur. De plus, ces fichiers sont mis à disposition ou transmis directement à l’utilisateur demandeur.
Les bénéfices de Compleo pour la gestion locative
Une interface intuitive
Les utilisateurs trouvent le produit facile à utiliser peu importe l’opération qu’ils ont à effectuer. Elle est parfaitement intégrée à leurs habitudes de travail.
Un service client fiable
« Les ingénieurs clientèle Symtrax sont force de proposition et nous permettent d’optimiser notre utilisation du logiciel. Nous pouvons compter sur eux pour réaliser les développements nécessaires à notre activité de bailleur social. »
Guillaume Pujuguet, Chargé de projet informatique
Un produit efficace
Une solution est toujours trouvée quel que soit le défi. Compleo permet un gain de temps important qui donne la possibilité aux employés de réaliser d’autres tâches à valeur ajoutée. Des économies sont par ailleurs faites grâce à la dématérialisation des courriers et leurs envois par email.
A propos de Grand Delta Habitat
Entreprise sociale pour l’Habitat, Grand Delta Habitat regroupe différentes activités. L’entreprise est à la fois aménageur, constructeur et bailleur social développant l’habitat sous toutes ses formes. Présente historiquement dans le Vaucluse, elle s’étend également dans les départements du Gard, du Var des Bouches-du-Rhône, de la Drôme et de l’Ardèche.