Comment CIP a révolutionné la gestion des factures fournisseurs au sein de Campus Condorcet

Campus Condorcet, un pôle de recherche regroupant onze établissements académiques et scientifiques, devait optimiser la gestion de ses factures fournisseurs pour gagner en efficacité.

Avec une équipe administrative restreinte, il faisait face à une charge de travail complexe et chronophage, notamment en raison :

• Du volume élevé de petites factures liées aux acquisitions d’ouvrages pour la bibliothèque de recherche et aux frais d’exploitation et de maintenance des bâtiments.

• Des factures de travaux dont certaines pouvaient atteindre plusieurs millions d’euros. 

L’équipe comptable devait ainsi gérer en moyenne 500 factures par mois, un véritable défi organisationnel avec seulement deux ETP dédiés à cette activité.

Contexte initial : une gestion manuelle fastidieuse et chronophage des factures

Le processus de gestion des factures était entièrement manuel, générant plusieurs tâches répétitives et à faible valeur ajoutée :

• Téléchargement de la facture via le portail public Chorus Pro ;

• Copie et classement dans les dossiers fournisseurs ;

• Saisie manuelle des données dans l’ERP SAP/ SIFAC ;

• Vérification et rapprochement des données entre Chorus Pro et SIFAC via des extractions Excel.

Lalatiana Ramahaimanana, comptable au sein de Campus Condorcet, témoigne :

« On passait un temps fou à récupérer les factures sur Chorus Pro, à les renommer, à les classer, et à les ressaisir dans SAP. C’était fastidieux et source d’erreurs. »

Des conséquences sur les relations fournisseurs

La lenteur de ce traitement manuel et le manque de visibilité sur l’état des paiements engendraient de nombreuses difficultés, conduisant à :

• Des retards, voire des oublis dans le traitement des factures ;

• Des réclamations récurrentes des fournisseurs, entrainant des tensions relationnelles ;

• Des pénalités financières liées aux délais de paiement allongés.

Ces difficultés impactaient directement la direction des affaires financières, qui devait traiter ces litiges en moyenne 2 fois par semaine.

Choix de Symtrax et de sa solution Compleo Invoice Platform (CIP)

Face à ces problématiques, Campus Condorcet a décidé d’automatiser sa gestion comptable en adoptant la solution Compleo Invoice Platform (CIP) de Symtrax. Ce choix s’est imposé pour plusieurs raisons :

• Déploiement rapide :  Symtrax a déployé sa solution en seulement un mois et demi, ce qui représentait un avantage important pour l’établissement qui souhaitait résoudre rapidement ses problèmes de gestion des factures.

• Interopérabilité avec Chorus Pro et SAP : grâce à sa connexion avec Chorus Pro, la solution CIP simplifie la gestion des factures en les récupérant, les analysant et les intégrant directement dans l’ERP.

« Ce qui m’a marqué, c’est la rapidité avec laquelle nous avons pu connecter Chorus Pro et CIP. C’est une réussite collective.» Antoine Astorg, DAF au sein de Campus Condorcet.

Cette interconnexion multiple a permis à l’équipe de ne plus manipuler les factures une par une. Aujourd’hui, une quinzaine de personnes au sein de Campus Condorcet utilisent cette solution, incluant les gestionnaires de l’agence comptable ainsi que les approbateurs des bons à payer et des créations des services faits.

• Un accompagnement sur-mesure : l’écoute attentive des équipes Symtrax, tant en avant-vente qu’en service client, a permis de cerner précisément les besoins de Campus Condorcet. Cette approche personnalisée a assuré un accompagnement continu et efficace tout au long du projet.

« L’accompagnement a été un vrai plus. L’équipe Symtrax a été à l’écoute et réactive à chaque étape du projet. » Antoine Astorg

Gestion des factures fournisseurs : des bénéfices concrets et immédiats

La mise en œuvre de la solution CIP a profondément transformé la gestion des factures fournisseurs au sein de Campus Condorcet. En automatisant la réception des factures à partir d’un portail électronique et en permettant le traitement direct des factures électroniques, CIP a généré des améliorations significatives à divers niveaux :

• Un gain de temps considérable :

• Réduction de 50% du temps de traitement des factures simples.

• Suppression des tâches répétitives, permettant aux équipes comptables de se concentrer sur les factures de travaux plus complexes.

« Le temps consacré aux factures de 20 euros était au minimum de 20 minutes. Aujourd’hui, certaines étapes ont complètement disparu ! » Antoine Astorg. 

• Une automatisation des contrôles :

• Détection automatique des erreurs et des incohérences.

• Alertes immédiates en cas d’anomalies, évitant corrections chronophages et retards.

• Une interface intuitive et centralisée

• Accès rapide aux factures et aux informations essentielles (mentions obligatoires, fournisseurs, informations bancaires…)

• Centralisation des données évitant les recherches fastidieuses dans les fichiers Excel et mails : tout est désormais accessible en quelques clics.

• Un suivi en temps réel et une meilleure traçabilité

• Tableau de bord offrant une visibilité complète et en temps réel sur l’avancement des paiements.

• Traçabilité accrue renforçant le contrôle interne et limitant les oublis ou les retards de traitement.

« J’utilise tous les jours Compleo et cet outil a vraiment changé mon quotidien ! Aujourd’hui, tout est centralisé et fluide. Je ne pourrais pas revenir en arrière. » Lalatiana Ramahaimanana, agent comptable

• Une meilleure gestion financière et communication simplifiée

• Anticipation des échéances et planification optimisée des paiements.

• Automatisation des relances, réduisant la charge administrative liée aux rappels fournisseurs.

• Diminution des échanges de mails entre services grâce aux alertes et notifications envoyées automatiquement aux utilisateurs.

• Collaboration fluidifiée entre la DAF et les autres directions grâce à des processus optimisés.

Impact global

Globalement, la mise en œuvre de Compleo a permis :

• Des processus plus rapides, plus fiables et moins contraignants, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Une amélioration des relations fournisseurs, grâce à une meilleure visibilité des paiements et une réduction des retards. Campus Condorcet renforce ainsi son image de partenaire fiable et réactif auprès de ses fournisseurs.

« Depuis qu’on utilise CIP, nous sommes passés de deux réclamations fournisseurs à zéro par semaine. » Antoine Astorg, DAF.

Perspectives d’évolution

Fort de son succès dans la gestion du traitement des factures fournisseurs, Campus Condorcet envisage d’étendre l’utilisation de Compleo à d’autres domaines, notamment la signature et l’archivage afin de renforcer encore davantage l’efficacité des processus financiers et administratifs.

En résumé, l’établissement a franchi une étape dans la modernisation de sa gestion financière, en passant d’un processus manuel laborieux et chronophage à un système automatisé, performant et fiable.

« Je suis plus motivée à faire mon travail avec cet outil. Compleo nous a apporté simplicité, praticité et fiabilité. C’est un « miracle » pour moi… Je ne m’attendais pas à une telle avancée ». Lalatiana Ramahaimanana, comptable.