La Cavimac modernise sa gestion documentaire grâce à Compleo Hybrid

La collaboration entre la Cavimac (Caisse d’Assurance Vieillesse Invalidité et Maladie des Cultes) et Symtrax s’inscrit dans une relation à long terme. Cette dernière a été initiée dès 2008 avec la mise en place de Compleo Hybrid. Dès l’origine, cette coopération visait à moderniser un système de gestion documentaire devenu trop fastidieux, trop coûteux et trop dépendant de traitements manuels.

Au fil des années, Compleo Hybrid est passé du statut d’outil de soutien à celui de solution stratégique au cœur des processus métiers de l’organisation.

Le contexte initial : une gestion documentaire complexe et chronophage

Avant la mise en place de Compleo Hybrid, la CAVIMAC faisait face à de nombreux freins dans sa gestion documentaire :

• L’édition massive de documents (relevés, cotisations, attestations, courriers) : leur volume nécessitait un recours fréquent à l’externalisation, coûteuse et difficile à piloter.
• Un manque d’automatisation des flux documentaires : chaque étape, de la création à la diffusion, reposait sur des manipulations manuelles.
• Une grande variété de modèles de documents : l’absence de standardisation rendait chaque modification longue, complexe et sujette aux erreurs.
• Des coûts élevés en raison des sous-traitances récurrentes et du manque d’efficacité des processus internes.

« Chaque modification sur un modèle nécessitait de tout refaire manuellement. Cela multipliait les risques d’erreur et ralentissait tout le processus ». Oliver Barabas, Responsable du service informatique de la Cavimac

Face à ces constats, les équipes métiers ont exprimé le besoin d’une solution capable de gérer l’ensemble du cycle de vie documentaire de manière fluide, sécurisée et automatisée.

Des objectifs clairs pour une transformation réussie avec Compleo Hybrid

Face à ces défis, les objectifs étaient clairs :

• Automatiser les tâches récurrentes d’édition, de mise en forme et de diffusion.
• Réduire les coûts liés à l’externalisation.
• Gagner en réactivité et en fiabilité par des processus simplifiés.
• Assurer la traçabilité des documents diffusés.

La Cavimac cherchait ainsi un levier technologique pour optimiser ses processus documentaires, tout en donnant davantage d’autonomie à ses équipes. C’est dans ce contexte, qu’a émergé le besoin d’une solution comme Compleo Hybrid.

Un outil désormais central dans l’organisation  

Aujourd’hui, Compleo Hybrid est utilisé au quotidien par une équipe dédiée de cinq personnes. Elle supervise un volume mensuel moyen de plus de 25 000 documents. L’ensemble des processus est désormais automatisé, sécurisé et piloté sans interruption.

Cas d’usage concrets de la gestion documentaire avec Compleo Hybrid

Parmi les usages courants, on retrouve :

• L’édition automatique de documents administratifs: génération automatisée de documents (attestations de droits, bordereaux de cotisation, relevés trimestriels…) à partir des applications métiers Icare (retraite) et Vision (données assurés/collectivités).
• Des modèles centralisés : toute mise à jour dans un template est automatiquement répercutée sur l’ensemble des documents concernés, assurant l’hétérogénéité et un gain de temps.
• La diffusion automatisée par email:  les courriers sont envoyés au bon destinataire, avec les pièces jointes en PDF, assurant la traçabilité des documents.
• La conversion et formatage de fichiers : transformation de fichiers plats (CSV, TXT) en XML, notamment pour des usages spécifiques comme la création de fichiers SEPA pour les prélèvements bancaires.
• Le traitement à la demande : création automatique de formulaires ou d’attestations (comme les demandes d’attestation de pension via le site web) à partir de fichiers CSV récupérés, avec envoi à l’assuré et archivage dans la GED Elise.
• L’intégration avec la GED : suite au passage de la GED à une version cloud, une nouvelle intégration via API est en cours de mise en place pour assurer le transfert automatique des documents produits par Compleo (au format PDF + XML) vers la GED Elise.
• L’ordonnancement des traitements : automatisation de l’exécution de tâches planifiées (quotidiennes ou mensuelles) sans intervention manuelle, avec routage vers les bons destinataires.
• La mise à disposition en ligne : génération de documents (comme les bordereaux de cotisation après télédéclaration) mis à disposition des assurés dans les espaces personnels en ligne.

« Beaucoup de choses sont automatisées, et aujourd’hui, on se contente de vérifier le résultat. » Oliver Barabas, Responsable du service informatique de la Cavimac

Ces traitements, auparavant réalisés partiellement à la main, sont aujourd’hui entièrement automatisés, ce qui a considérablement réduit les interventions humaines, tout en améliorant la rapidité et la fiabilité des flux.

Grâce à Compleo Hybrid, la Cavimac dispose aujourd’hui d’un outil centralisé et performant, capable de piloter l’ensemble de sa gestion documentaire, de la création du contenu jusqu’à sa diffusion multicanale et son archivage.

Des bénéfices concrets avec Compleo Hybrid

Depuis la mise en œuvre de Compleo Hybrid, la Cavimac a constaté plusieurs avantages majeurs :

• Gains de temps significatifs : la capacité à automatiser des traitements complexes (édition, distribution, archivage) a permis de réduire drastiquement le temps consacré à des tâches manuelles et chronophages.
• Simplification et accessibilité de l’outil: grâce à son approche « no-code », Compleo Hybrid permet aux utilisateurs de concevoir ou modifier les flux existants sans nécessiter de compétences techniques avancées. Après une formation, les équipes sont rapidement devenues autonomes dans l’utilisation quotidienne de la solution.
• Fiabilité éprouvée: depuis sa mise en œuvre en 2008, Compleo Hybrid s’est révélée être une solution stable et fiable. Cette fiabilité a renforcé la confiance des équipes et a contribué à fluidifier les processus internes.

« C’est un logiciel qui marche bien. Il n’y a eu aucun blocage majeur depuis qu’on l’utilise. C’est vraiment appréciable. » Oliver Barabas

• Satisfaction des utilisateurs: les retours des utilisateurs sont globalement positifs. Ils soulignent à la fois un confort de travail accru et la réduction des risques d’erreurs humaines.
• Accompagnement de qualité: des sessions de formation et d’accompagnement ont permis une prise en main progressive de la solution. Les utilisateurs ont rapidement constaté une simplification des tâches, renforçant l’adhésion au projet.

« Le support Symtrax est réactif et disponible, on se sent accompagnés », confirme Olivier Barabas.

Une solution pérenne

Plus de quinze ans après son adoption, Compleo Hybrid reste un pilier stratégique pour la CAVIMAC. Son évolutivité et sa compatibilité avec les outils internes en font une solution durable, capable de s’adapter aux évolutions technologiques et réglementaires.

« C’est une solution qui nous accompagne dans la durée. Elle est simple à utiliser, ludique et performante. On sait qu’on peut s’y appuyer. » conclut Olivier Barabas.