Challenges
Ricola est le spécialiste des bonbons rafraîchissants, pastilles bienfaisantes et infusions à base de plantes naturelles. Son responsable informatique, Monsieur Rolf Kohler a rencontré Symtrax pour la première fois au salon des utilisateurs SAP « SAPPHIRE » à Francfort en 2010. Symtrax présentait sa solution d’Output Management Compleo for SAP.
Chez Ricola, à cette époque le système SAP générait des factures et bons de commandes déjà mis en forme au format PDF. Mais le processus d’envoi des factures par mail aux « grossistes » aux Etats-Unis était complètement manuel. Décidé à résoudre cette problématique, Monsieur Rolf Kohler a longuement discuté avec les représentants de Symtrax. Ils lui ont fait une démonstration, en temps réel sur leur stand, qui répondait parfaitement à ses besoins.
Solution
Grâce à Compleo les PDF sont regroupés par « grossiste » et envoyés automatiquement par email une fois par jour. Les documents PDF se synchronisent alors avec la base de données SAP afin de retrouver l’email du « grossiste ». Ainsi, tout est automatisé et sans intervention manuelle. Il est même possible de limiter l’email à 10 PDF automatiquement et de les concaténer. En cas de besoin d’envoi de factures en nombre plus important, Compleo génère alors automatiquement un nouvel email.
Les modules de Compleo permettent également à Ricola de récupérer les spools, non mis en forme au préalable dans le système SAP, de les transformer en PDF et de les envoyer aux différents utilisateurs. Monsieur Rolf Kohler explique que cette solution était « facile à mettre en œuvre et que Symtrax prenait tout en charge : de l’installation à distance à la mise en œuvre de l’automatisation souhaitée, le tout en moins d’une semaine». « J’ai été très satisfait de la réactivité du service clientèle et impressionné par la rapidité de l’implémentation dans notre système existant. »
Selon Rolf Kohler, l’avantage de la solution Compleo réside principalement dans son connecteur SAP et les différents modules (Layout et Supervisor) qui se sont parfaitement complétés pour répondre à ses besoins.
Bénéfices
D’une part, Compleo permet à Ricola d’éviter les erreurs de saisie, et d’envoyer en un seul document les factures et bons de commande, ce qui bénéficie à l’image de l’entreprise vis-à-vis de ses grossistes. D’autre part, il permet un gain de temps très important pour les utilisateurs au quotidien (2 heures/jour).
De plus, la gestion intelligente du nombre de PDF envoyés en pièce jointe garantit que les emails seront bien envoyés, et qu’aucun blocage de la messagerie n’aura lieu.
A propos de Ricola SA
Ricola SA est l’un des fabricants de bonbons les plus modernes et innovants du monde. L’entreprise exporte près de 30 variétés de bonbons et d’infusions aux plantes dans plus de 50 pays.
Ricola, c’est la qualité suisse conjuguée à une connaissance incomparable des plantes : de délicieuses spécialités à base de plantes, élaborées à partir d’ingrédients biologiques issus des montagnes suisses, réputées pour leur goût unique et leur action bienfaisante pour la bouche et la gorge.