Sebastien Garcia
DSI
Urbanis, entreprise composée d’une quinzaine d’agences et d’une trentaine de bureaux regroupant plus de 600 salariés, avait pour défi majeur de centraliser et d’automatiser la gestion de ses factures fournisseurs et clients. L’entreprise visait plusieurs objectifs : optimiser ses coûts, mieux suivre ses engagements de dépenses, se conformer aux futures exigences réglementaires de la facturation électronique et renforcer la sécurité de ses données.
Etape 1 : Centralisation des données et migration ERP
Dans un premier temps, Urbanis a entrepris une transformation majeure avec la décision stratégique de migrer vers le nouvel ERP AKUITEO. L’objectif de cette initiative était d’accompagner la croissance et le développement de l’activité en France, ce qui a entraîné une réévaluation de l’organisation et des applications informatiques actuelles.
Cette initiative a été motivée par la volonté de centraliser toutes les données provenant des différentes agences de la société. La nécessité de traiter rapidement un volume important de factures fournisseurs a été un facteur déterminant, incitant l’entreprise à abandonner son système décentralisé au profit de ce nouvel ERP effectif depuis le 1er janvier 2024.
Les défis à relever :
Etape 2 : Automatiser la gestion des factures fournisseurs – Le choix de Compleo Invoice Platform
Parallèlement à ce changement, Urbanis souhaitait disposer d’une solution qui assure la réception, la vérification et l’intégration de toutes les factures fournisseurs, quel que soit l’agence ou le service concerné.
C’est ainsi que la société a choisi la solution de Symtrax, Compleo Invoice Platform (CIP). L’outil permet ainsi :
- La collecte et la vérification des données de facturation grâce à l’IA,
- La validation des factures,
- Le rapprochement avec différents projets en cours de réalisation,
- Le suivi des paiements (vérification des IBAN etc.)
De plus, le fonctionnement bidirectionnel de Compleo Invoice Platform permet de vérifier la concordance des informations avec celles de l’ERP. Si des incohérences sont détectées entre la facture reçue et les informations fournisseurs présentes dans l’ERP, le logiciel signalera ces erreurs. Ainsi, CIP n’a pas pour vocation de remplacer le comptable, mais agit plutôt comme un véritable outil d’aide à la décision, nécessitant l’intervention manuelle du comptable pour s’assurer de l’exactitude des données traitées et ensuite demander le « bon à payer ».
La solution CIP s’intègre directement à l’ERP AKUITEO via des API, assurant une communication fluide entre les deux systèmes, avec la création de pièces de gestion et un archivage sécurisé grâce à un coffre-fort électronique.
Suivi des engagements de dépenses
Avant la mise en place de Compleo Invoice Platform, la gestion des engagements de dépenses impliquait jusqu’à une quarantaine de collaborateurs, dispersés dans les différentes agences et sociétés du groupe. Ce morcellement ralentissait la validation des factures et compliquait le pilotage du budget.
Le nouveau système permet désormais un rapprochement automatique des commandes des agences avec les factures reçues au siège, offrant une visibilité accrue sur les engagements de dépenses et permettant de suivre le cycle de vie des factures.
« En faisant le choix de la solution Compleo Invoice Platform, ce changement a représenté un avantage considérable, car il a permis de rationaliser le travail d’une quarantaine de personnes qui traitaient auparavant les factures entrantes des fournisseurs. Ces gains se sont avérés significatifs, tant en termes d’efficacité que de simplification des opérations. » Sebastien Garcia, DSI chez Urbanis
Etape 3 : Automatisation du dépôt des factures sur Chorus Pro
Autre volet stratégique : l’émission automatisée des factures vers Chorus Pro, essentielle pour Urbanis dont 90% des factures clients sont destinées au secteur public.
Avant CIP, cette tâche était manuelle et chronophage : génération des PDF, ajout des pièces jointes, dépôt sur la plateforme… Le processus prenait un temps considérable et présentait des risques d’erreurs et d’oublis.
Aujourd’hui, grâce à CIP :
- Les 200 factures mensuelles à destination des entités publiques sont automatiquement générées et déposées sur Chorus Pro ;
- Le temps de traitement par facture est réduit d’environ 5 minutes ;
- Les encaissements sont accélérés, avec une meilleure trésorerie et moins d’impayés.
« Tous les délais sont raccourcis, il n’y a quasiment aucun délai entre l’émission de la facture et sa réception par le client sur Chorus. On anticipe l’encaissement de toutes ces factures. Cela a un impact direct sur notre trésorerie. » Sara, responsable comptable chez Urbanis.
Conformité face à la réforme de la facturation électronique 2026
Urbanis a également saisi l’opportunité de se préparer dès maintenant à la réforme de 2026 sur la facturation électronique. En s’appuyant sur Symtrax, qui se positionne en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), l’entreprise peut ainsi se mettre en conformité dès maintenant face aux exigences réglementaires.
Cette transition vers la facture électronique permet d’assurer la sécurité des flux de factures, particulièrement face aux risques croissants de cyberattaques et d’usurpations d’identité. La solution CIP a permis à Urbanis de s’assurer de communiquer avec les bons fournisseurs en vérifiant leur enregistrement dans l’ERP. L’outil a également restreint l’administration aux seules personnes autorisées du service financier, renforçant ainsi la sécurité contre toute tentative d’usurpation d’identité ou de fraude.
Résultats clés
Grâce à Compleo Invoice Platform, Urbanis a relevé avec succès les défis liés à la gestion de ses factures, améliorant l’efficacité opérationnelle, renforçant la sécurité des transactions et garantissant sa mise en conformité face à la réforme de la facturation électronique.
« Grâce à CIP, le temps de traitement des factures a été divisé par 3. » Sebastien Garcia, DSI chez Urbanis
- Conformité assurée pour la réforme 2026
- Temps de traitement des factures fournisseurs divisé par 3,
- + 200 factures émises chaque mois vers Chorus Pro, avec un gain de temps d’environ 5 minutes par facture,
- 190 utilisateurs CIP
- 100% de satisfaction de l’équipe comptable.
A propos d'Urbanis
Depuis 1979, Urbanis réalise pour le compte des collectivités territoriales et d’établissements publics, des missions d’études et de conseil dans le domaine de l’habitat et de l’urbanisme, des opérations d’amélioration de l’habitat des centres anciens et de redressement des copropriétés en difficulté. La société assiste également les copropriétés dans la définition et la mise en œuvre de leur projet de rénovation énergétique.
