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Implementation de chorus pro

Edito

Aujourd’hui, l’Etat se dote de nouveaux outils pour répondre concrètement aux nouveaux enjeux économiques et préparer la société numérique de demain. Leur feuille de route est ambitieuse mais les premières étapes à franchir pour les entreprises sont accessibles si l’on est bien préparé et accompagné.
La loi pour une République numérique dotera notre pays de moyens innovants, cohérents avec le droit européen, pour construire les fondements d’une société et une économie numériques dynamiques.
Comme le disait Darwin : « Ce ne sont pas les espèces les plus fortes qui survivent, ni même les plus intelligentes, mais celles qui savent le mieux s’adapter au changement ».
Objectif de ce livre blanc :
Expliquer aux responsables financiers et informatiques les étapes nécessaires pour que leur entreprise facture les entités publiques telles que : établissements publics nationaux (EPN), des établissements publics locaux (EPL), des collectivités territoriales et leurs groupements : régions, départements, communes, etc…

Introduction

Mais qu’est-ce que la dématérialisation ? Selon la définition du Larousse c’est « rendre immatériel quelqu’un ou quelque chose, le dépouiller de sa matière concrète ».
Nous connaissons tous des exemples tel que l’e-book, la facturation électronique, l’archivage numérique, le parapheur électronique, la signature électronique, …
Pour ces exemples, nous sommes passés d’un document papier à un document électronique. De ce fait, la plupart des actions mécaniques et humaines peuvent être automatisées.
Avant d’en arriver là, cette nouvelle norme représente du travail pour les DSI dans des délais très court. Cette évolution pourrait être plus bénéfique pour vous qu’elle ne nécessitera d’efforts. La dématérialisation bien pensée, ne présente que des avantages : elle allège la charge administrative, elle permet des échanges plus simples, plus fluides, moins coûteux, en renforçant la fiabilité et la sécurité.
En généralisant la facture électronique dans le secteur public, l’Etat espère étendre cette pratique à toute l’économie française. Un grand projet est en train d’éclore: la République numérique.

Chorus, de quoi s’agit-il ?

La première fonction de l’outil Chorus est de permettre de réaliser des économies en simplifiant et refondant les applications financières de l’Etat. Ce Système d’Information financière de l’Etat (SIFE2) est fondé sur le Progiciel de Gestion Intégré SAP®.
La solution mutualisée et gratuite Chorus Pro s’inscrit dans la continuité de Chorus Factures. Chorus pro est disponible depuis le 16 septembre 2016 et accessible depuis internet sur tout ordinateur, tablette ou smartphone.
Cette solution va être déployée par vagues dès le 1er janvier 2017 jusqu’en 2020.
Tous les fournisseurs de l’Etat vont devoir transmettre leurs factures par cet outil mais le calendrier n’est pas le même pour tout le monde. Les grandes entreprises sont les premières concernées dès le 1er janvier 2017.

Recommandation : Tous les fournisseurs de l’Etat peuvent d’ores et déjà demander le raccordement pour transmettre les factures électroniques au plus tôt. Ceci vous permettra de réaliser des économies dans le traitement de vos factures.
Un portail fournisseurs pour :
▪ Saisir une facture et les pièces jointes
▪ Suivre l’avancement du traitement d’une facture (déposée, rejetée, en paiement,…)
▪ Recherche, consultation et export d’une ou plusieurs factures
▪ Consulter et exporter la liste fiscale des factures
▪ Valider les factures d’un sous-traitant, d’un co-traitant
▪ Archiver pendant 10 ans les factures et les pièces jointes
▪ L’administration des utilisateurs
▪ Réduire les coûts d’impression, d’envoi et de stockage
▪ Réduire les délais d’acheminement et de paiement
▪ Réduire les erreurs de saisie et saisie incomplète
▪ Réduire l’empreinte carbone
▪ Réduire les processus manuels chronophages
▪ Améliorer la relation avec les fournisseurs
▪ L’obtention d’accusés de réception
▪ Simplifier la consultation et l’archivage des factures
▪ Rendre les échanges plus fluides
▪ Eliminer les pertes de factures

 

Les étapes de mise en oeuvre à connaître
Choisir le mode de transmission à la plateforme Chorus Pro
Mode portail : Vous pouvez saisir vos factures sur le portail manuellement ou au format PDF.
Recommandation : Nous vous conseillons d’optimiser cette saisie manuelle car elle engendre des rejets et des retraitements, donc est coûteuse à l’usage.
Mode EDI : transformation au format pivot (XML) et raccordement à Chorus Pro pour envoi.
Recommandation : Avec ce mode vous pourrez envoyer vos factures en masse au format XML de façon automatique sans gros impact au niveau de votre système d’information.
Mode API : interconnexion bidirectionnelle entre votre système d’information et l’outil Chorus Pro vous permettant l’accès à toutes les fonctionnalités via cette interface.
Recommandation : ce mode est beaucoup plus technique et nécessite des paramétrages plus importants au niveau de votre système d’information.
Mettre en forme/ enrichir les factures existantes par rapport au cahier des charges Chorus Pro
Quelques exemples :
▪ le numéro de facture ne doit pas dépasser 16 caractères,
▪ la facture ne peut comporter qu’une seule devise,
▪ les numéros de SIRET du client comme du fournisseur sont obligatoires,
▪ le numéro de service du client peut être demandé sur la facture, …
Recommandation : Vérifiez que la solution que vous choisirez sait convertir des formats de champs si nécessaire et aller chercher les informations externes complémentaires.
S’identifier auprès de Chorus Pro
C’est un processus administratif plus ou moins long suivant le mode de transmission choisi. Pour le raccordement4, un achat de certificat sera nécessaire.

Recommandation : commencer par cette étape, compte tenu des délais lorsqu’il y a un raccordement.

 

Quelle architecture privilégier ?

Un opérateur n’est pas forcément nécessaire
▪ L’effort projet vis-à-vis de l’opérateur est aussi conséquent que l’effort projet avec Chorus Pro qui lui aussi est un opérateur
▪ Garder le contrôle sur la source de votre revenu / facturation
▪ Flexibilité/adaptabilité en cas d’évolution car lié à un standard : le flux Pivot
Une offre online service
Vous pouvez considérer une offre online service, pour vous affranchir d’un investissement et faciliter la maintenance et les évolutions.
▪ La solution d’analyse du fichier de facturation, de conversion et de dialogue avec Chorus Pro peut être utilisée en mode Saas.
▪ Vous réduisez le nombre d’intermédiaires entre votre client et vous-même, ce qui facilite le recouvrement.

 

Le planning requis pour mener à bien le projet

Planning type : mode automatisé
Ce planning concerne les fournisseurs souhaitant se raccorder en EDI5 ou en API6. Le planning décrit dans ce document est à adapter en fonction du système d’information et de la cartographie applicative :
Passage par un éditeur de solutions « clés en mains » ou nécessité de réaliser des développements spécifiques

 

Recommandation : Les deux étapes de la phase 2 sont les plus longues. Nous vous conseillons de les faire en parallèle pour qu’une fois la connexion établie, vous ayez les factures au bon format pour enchaîner les tests.

Conclusion

Cette dématérialisation des factures n’est que le début pour améliorer la productivité. Ce projet est plus facile qu’il paraît si vous êtes bien accompagné :
▪ Compétence Chorus (analyse d’un cahier des charges volumineux et précis)
▪ Compétence XML qui peut être facilement remplacée par un logiciel de reformatage en XML
▪ Expérience en terme de raccordement, de création de flux valide et tests
▪ Consulting et analyse du besoin client (ex : chef de projet fonctionnel)
La transformation digitale est plus que jamais d’actualité. C’est une évolution des technologies pour les entreprises ainsi que l’Etat afin d’être compétitif dans un contexte économique tendu.
Ce nouvel outil Chorus est une bonne étude de cas qui peut être appliquée à d’autres entreprises/Groupes qui souhaitent simplifier et homogénéiser leurs outils. Pour ce type de projet il est important de se projeter vers l’avenir et s’aligner avec la stratégie de l’entreprise :
▪ anticiper les évolutions du métier,
▪ mesurer en quoi la technologie peut augmenter la valeur d’entreprise
▪ maintenir un avantage concurrentiel.
Comme le déclare Mme Axelle LEMAIRE (Secrétaire d’Etat chargée du numérique), « Nous allons vers une république numérique8 et c’est à nous de jouer ».

 

Où trouver les documents ?
Vous retrouverez l’ensemble de la documentation sur la plate-forme de la communauté Chorus Pro : https://communaute-choruspro.finances.gouv.fr/
Prérequis technique: https://chorus-pro.gouv.fr/qualif/accueil
FAQ: http://www.collectivites-locales.gouv.fr/facturation-electronique-foire-aux-questions
Echange avec l’AIFE en cas de questions: Fournisseurs-cpp.aife@finances.gouv.fr
Support Chorus Pro (disponible à partir de septembre 2016)
Média : https://www.youtube.com/watch?v=VoHhfjkshmg
Dossier sur la facturation électronique : Forum National de la Facture Electronique : premières recommandations