Signez et validez vos documents commerciaux numériques
Automatisez totalement vos processus de signature électronique, de validation de documents et vos workflows documentaires
Signez et validez électroniquement vos documents commerciaux
Signez et validez vos documents
Les signatures électroniques sont une partie intégrante des flux de documents commerciaux. En garantissant l’intégrité du document avec un certificat électronique, une signature électronique dispose de la même force probante qu’une signature manuscrite L’automatisation permet d’appliquer ce processus à de nombreux documents commerciaux générés quotidiennement par votre ERP. De plus, ce système peut gérer l’intégralité des flux documentaires : de la notification à la distribution se terminant avec un PDF signé.
Que ce soit pour des destinataires externes ou internes, la préparation des documents commerciaux à la signature électronique nécessite la bonne architecture afin de sécuriser les systèmes et l’accès au réseau tout en assurant la traçabilité des documents et la confidentialité des contenus.
Quels que soient les formulaires commerciaux que vous produisez, une solution de signature électronique non-intrusive s’adaptera à vos objectifs d’entreprise. Elle traitera tous types de documents tels que : les bons de commande, les devis, les connaissements, les bons de livraisons, les listes de colisage, les déclarations d’exportation, les lettres de transports, les certificats de marchandises, les déclarations de travaux…
Comment la validation et signature électronique facilitent les transactions commerciales
- Augmentation de la productivité
Chaque document du processus de signature électronique est contrôlé dès sa création par votre ERP, CRM ou BPM. Une fois généré, le document est instantanément soumis à chaque destinataire pour approbation. Aucune intervention manuelle n’est nécessaire : tout est automatisé, qu’un ou plusieurs signataires soient impliqués. Cela réduit le temps nécessaire à la signature des documents améliorant la productivité. - Satisfaction de vos partenaires commerciaux
Clients, fournisseurs et partenaires commerciaux peuvent démarrer le processus de signature, sans avoir à s’inscrire ou installer une application spécifique. Le document à approuver est affiché en ligne via n’importe quel navigateur Web. Ce processus de signature électronique ne nécessite aucun prérequis technique pour le partenaire. - Amélioration des applications existantes
L’intégration d’un service de signature électronique dans les applications d’entreprise améliore l’efficacité des utilisateurs et favorise les processus zéro papier de l’entreprise.
Principe de fonctionnement de notre solution de validation et signature
Compleo bénéficie d’une architecture hybride, par conséquent les modules Compleo on-premise interagissent parfaitement avec la solution SaaS Compleo WebSign pour la signature électronique.
Témoignage
Pour DeCA France & Co la signature électronique c’est un vrai gain de temps mais aussi un gain d’argent !
Au bout de 2 mois, nous avons vu les effets positifs: les solutions conjointes ChamberSign et Symtrax nous ont simplifié la vie. Plus besoin de signer les factures une à une, un vrai gain de temps ! Mais aussi un gain d’argent avec l’automatisation, le dépôt et le paiement de la facture sont plus rapides.
Une solution de signature électronique conviviale et sécurisée pour les documents commerciaux
Service de signature électronique en mode SaaS
Compleo WebSign est une solution cloud offrant des options de validation de documents. Après avoir intégré l’approbation de utilisateur, le document PDF final sera verrouillé par le certificat de votre entreprise, garantissant son inviolabilité. Chaque personne reçoit un e-mail au moment de signer, quel que soit le nombre de parties impliquées. Une interface Web donne à chaque utilisateur la possibilité de redimensionner et de positionner facilement sa signature. Ils peuvent également saisir du texte libre s’ils y sont autorisés.
Authentification du signataire
Chaque utilisateur reçoit un e-mail contenant une URL pointant vers le document à signer. Une fois celle-ci cliquée, l’utilisateur reçoit un code à six chiffres par SMS sur le mobile de son choix. Ce mode d’authentification à deux facteurs offre un moyen fiable d’établir l’identité du signataire.
Certification de vos documents
Chaque document du workflow est conservé par notre application SaaS jusqu’à ce que tous les destinataires aient signé. À la fin du processus, vous pouvez appliquer un certificat numérique, verrouiller le fichier et certifier que son contenu n’a pas été modifié. Notre application SaaS ajoute le certificat avant de publier la version signée. Le document PDF final approuvé est ensuite mis à disposition pour distribution.
Création d’un fichier de preuve
Vous pouvez ajouter un fichier de preuve à la fin du PDF détaillant chaque étape de son cycle de vie. Plusieurs métadonnées, y compris l’adresse IP des signataires, l’horodatage, l’emplacement GPS, l’adresse e-mail et les numéros de téléphone, peuvent être enregistrés. Cela crée un fichier de preuves lisible retraçant l’ensemble du processus. Le logo Compleo Websign devient visible dans la version finale du document comme preuve d’achèvement du processus de signature.
Compleo WebSign permet de gérer des workflows complexes de signature électronique
Une architecture hybride pour tirer le meilleur des deux mondes
Compleo WebSign SaaS fait partie de l’architecture logicielle Compleo Hybrid et interagit avec des modules sur des machines on-premise ou virtuelles dans le cloud
Un processus multi signataire
Notre solution gère divers processus de signature, allant d’un document pour plusieurs destinataires (signature séquencée ou non) à plusieurs copies du même document à un seul signataire électronique
Une seule solution pour la signature interne ou externe
Compleo implique les signataires externes (clients, partenaires…) et internes (collaborateurs) avec des notifications par e-mail et des suivis concernant les documents en attente de validation et signature.
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