Service IT
Haropa Port
La première rencontre entre Haropa Port et Symtrax a eu lieu lors de la Convention USF (Utilisateurs SAP Francophones) en 2012. Après une présentation détaillée de Symtrax et plusieurs échanges, des démarches ont été réalisées afin d’intégrer la solution Compleo pour une première utilisation. Initialement, le besoin portait sur la gestion des imprimantes dans SAP, Haropa cherchait une solution pour déclarer et utiliser facilement toutes les imprimantes de son réseau.
Le besoin d’un environnement ergonomique
L’entreprise possédait un unique pilote d’impression dédié aux imprimantes dans SAP, ce qui posait quelques problèmes pour mettre en place des imprimantes récentes. En plus de ces problématiques d’impressions, Haropa souhaitait également optimiser l’édition de ses fiches de paie dans le but de gagner en réactivité.
Le choix de Compleo s’est fait assez facilement, car la solution était compatible avec SAP et pouvait être utilisée pour des besoins plus larges que ceux initialement évoqués. De plus, la suite Compleo est certifiée et propose un connecteur BC-XOM conforme aux exigences de SAP. Ce connecteur apporte des fonctions indispensables comme la récupération ou remontée de données, ce qui assure une solution adéquate à l’environnement SAP.
Haropa Port a sélectionné Compleo pour son ergonomie ainsi que pour sa simplicité d’utilisation. Les facteurs décisifs ont été l’intégration rapide de la solution dans le système d’information existant et le fait qu’elle soit compatible multi ERP. Elle offre aussi la possibilité de disposer de plus d’autonomie en permettant de garder la main sur la maintenance et la mise à jour des templates de documents sans faire appel à un prestataire.
L’objectif d’Haropa était donc de concilier les attentes fonctionnelles des utilisateurs métier avec la résolution des problématiques de l’équipe du service informatique.
Une solution de gestion des processus documentaires à plusieurs usages
Choisir Compleo a permis de répondre au besoin de disposer d’une solution de gestion des processus documentaires complète, homogène et transversale, qui soit aussi capable de :
- Dématérialiser les factures et les bulletins de paie,
- Mettre en place des circuits de validation
- D’échanger avec le portail Chorus Pro
La solution gère ainsi les processus de validation des bordereaux de factures et leur signature électronique. Toute la partie workflow est intégrée dans Compleo afin de proposer une interface pratique et simple à appréhender hors SAP.
Une mise en œuvre rapide de la solution
Le déploiement de la solution s’est effectué en moins de trois mois. Dès le début de la mise en production, le projet s’est déroulé sans accroc et l’outil a permis de prendre en compte les adaptations nécessaires de manière réactive.
Compleo fait maintenant parti du quotidien dans les processus documentaires d’Haropa notamment pour les bordereaux de factures. La solution facilite aussi l’accès et l’archivage des bulletins de paie tout en assurant leur sécurité grâce à :
- Un accès en fonction des droits d’utilisateur
- Une interface de suivi en cas de problème de diffusion.
Depuis l’installation de Compleo, l’entreprise gagne du temps sur le traitement de plus de 3000 documents par mois, soit environ 40 000 documents chaque année.
« Compleo participe aux futurs projets du port car la solution fait partie intégrante de l’environnement informatique et de son déploiement. »
La solution Compleo se fait remarquer par plusieurs avantages : l’entreprise a désormais la main sur les maquettes des documents et peut intervenir en quelques heures sur un document en toute autonomie sans dépendre d’un prestataire. Haropa précise « Compleo s’inscrit tout à fait dans la démarche d’urbanisation de notre système d’information, c’était un critère décisif dans le choix de la solution. »
Un accompagnement complet sur l’ensemble du projet
Dans le cadre de la mise en œuvre technique du projet, Haropa Port a eu recours à de la prestation de service de Symtrax. En effet, afin de respecter les contraintes de temps et techniques, mais également pour répondre avec précision aux attentes métier, les ingénieurs clientèle Symtrax ont accompagné de bout en bout Haropa dans le déploiement de la solution.
L’installation a ainsi été réalisée main dans la main pour s’assurer de la parfaite correspondance de la solution aux besoins et surtout pour avoir la réactivité nécessaire aux respects des deadlines imposées. Un transfert de compétence a ensuite été réalisé dans le but d’assurer l’autonomie du service informatique dans la gestion et l’utilisation de Compleo au quotidien.
Périmètre du projet
- Activité : Port maritime, gestion et transit de conteneur de marchandises
- Nombre d’employés : 1200
- Client chez Symtrax depuis 2017
- Architecture IT : SAP – HR Access
- Nombre de documents traités : +3000/mois
Bénéfices
- Gain de temps dans la validation des processus comptables
- Autonomie et réactivité pour mettre en place de nouveaux traitements automatisés sur les documents
- Evolution possible des documents existants en fonction des nouvelles contraintes réglementaires en quelques heures au lieu de quelques jours
- Diminution des impressions
A propos Haropa Port
HAROPA, 5e ensemble portuaire nord-européen, réunit les ports du Havre, Rouen et Paris. Il est connecté à tous les continents grâce à une offre maritime internationale de premier plan (près de 700 ports touchés). Il dessert un vaste hinterland dont le cœur se situe sur la vallée de la Seine et la région parisienne qui forment le plus grand bassin de consommation français.
Partenaire de près de 10 ports normands et franciliens, ce hub à « guichet unique » constitue aujourd’hui en France un système de transport et de logistique en mesure de proposer une offre de service globale de bout en bout. HAROPA génère un trafic maritime et fluvial annuel de plus de 120 millions de tonnes et ses activités représentent environ 160 000 emplois.
